Ile rejestrów przetwarzania danych musisz prowadzić w placówce medycznej

Rejestr czynności przetwarzania prowadzi każdy administrator danych osobowych (ADO) oraz – gdy ma to zastosowanie – jego przedstawiciel, a podmioty te są odpowiedzialne za prowadzenie tego rejestru. Natomiast rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania dokonywanych w imieniu ADO prowadzi każdy procesor oraz – gdy ma to zastosowanie – jego przedstawiciel.

Przepisy RODO nie wskazują, komu konkretnie można powierzyć prowadzenie rejestrów, tj. nie ma w przepisach żadnych wymogów dotyczących wymaganych kwalifikacji do ich prowadzenia.

Co zrobić – krok po kroku

W praktyce można wskazać rozwiązanie, zgodnie z którym:

• za prowadzenie rejestrów, tj. posiadanie oficjalnych dokumentów, może być odpowiedzialny IOD działający przy wsparciu poszczególnych komórek organizacyjnych;
• IOD powinien uprzednio przeszkolić w zakresie rejestrowania czynności przetwarzania danych te osoby, które zostaną włączone w prowadzenie rejestru;
• wszystkie te osoby powinny mieć stosowne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
• ze względu na szeroki zakres danych osobowych przetwarzanych przez placówkę (np. dane pacjentów, dane pracowników) to pracownicy poszczególnych komórek organizacyjnych powinni (po uprzednim przeszkoleniu) zapewnić wkład merytoryczny do rejestrów, tj. przede wszystkim wskazać cele przetwarzania i kategorie danych osobowych przetwarzanych przez te komórki; informacje te powinny być na bieżąco aktualizowane i przekazywane do IOD;
• IOD powinien być na bieżąco punktem kontaktowym dla personelu przekazującego te informacje w celu wyjaśniania ewentualnych wątpliwości;
• poszczególne komórki organizacyjne placówki powinny umożliwić IOD dostęp do informacji o dokonywanych przez nie czynnościach przetwarzania (np. przez zabezpieczony intranet);
• IOD powinien na bieżąco te informacje wstawiać do rejestrów;
• IOD powinien monitorować poprawność formalną rejestrów.

Czytaj więcej na temat dostępu do danych osobowych i ich przetwarzania w ochronie zdrowia w SerwisZOZ.pl»