e-Kategoryzacja pacjentów

Obowiązek gromadzenia danych o kategoriach opieki pacjentów wynika z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 28 grudnia 2012 r., w sprawie sposobu ustalania minimalnych norm zatrudnienia pielęgniarek i położnych w podmiotach leczniczych niebędących przedsiębiorcami. Służy to zapewnieniu optymalnej liczby pielęgniarek, w zależności od specyfiki i stanu chorych przebywających na oddziałach szpitalnych, gwarantującej odpowiedni stopień bezpieczeństwa dla pacjentów.

Kategoryzacja pacjentów prowadzona w formie papierowej, co wciąż jest powszechną praktyką, zajmuje sporo czasu, a zgromadzone w ten sposób informacje bardzo trudno wykorzystać do innych celów. Taki sposób ewidencji danych skutkuje koniecznością „ręcznego” wyliczania minimalnych norm zatrudnienia, co powoduje, że proces ten jest skomplikowany i czasochłonny.

Pojawia się również ryzyko braku obiektywizmu w ocenie. Często okazuje się bowiem, że proces jest zniekształcony, kiedy wyznaczenie kategorii opieki opiera się, nie o obiektywne kryteria, ale głównie o doświadczenie i rutynę. - Elektroniczna kategoryzacja uporządkowała nam proces gromadzenia danych o kategoriach chorych i wyliczania minimalnych norm zatrudnienia. Zrezygnowaliśmy ze żmudnych, ręcznych obliczeń i obecnie normy wylicza za nas system. Dzięki temu oszczędzamy naprawdę sporą ilość czasu. Możemy także na bieżąco monitorować ilość dostarczanej opieki i porównywać te informacje z innymi dniami - wyjaśnia Zofia Czerepak, Naczelna Pielęgniarka Szpitala Powiatowego im. PCK w Nisku.

Wprowadzenie formularzy elektronicznych, zawierających listę kryteriów oceny, określonych w rozporządzeniu, w których pielęgniarki codziennie odznaczają dane o aktualnym stanie pacjenta, umożliwia automatyczne, a co najważniejsze obiektywne wyznaczenia kategorii opieki. Proces kategoryzacji odbywa się znacznie szybciej, a ocena opiera się na sprawdzonych i kompletnych informacjach, wprowadzonych do systemu. Wprowadzane dane można wielokrotnie wykorzystywać w procesie tworzenia różnych dokumentów. - Automatycznie uzyskujemy opis stanu pacjenta, na który składa się lista kryteriów wybranych przez pielęgniarkę. Może on zostać zaczytany do raportu pielęgniarskiego oraz historii choroby – wyjaśnia Marcin Mularz, Kierownik Projektów IT w BMM Sp. z o.o. Elektroniczna kategoryzacja pacjentów służy nie tylko usprawnieniu procesu wyznaczania kategorii opieki i automatycznego szacowania minimalnych norm zatrudnienia pielęgniarek i położnych, ale przede wszystkim ułatwia zapewnienie optymalnego poziomu opieki pielęgniarskiej.

Pielęgniarki i położne stanowią zwykle najliczniejszą, a co za tym idzie najbardziej kosztowną grupę zawodową w szpitalu. Efektywne wykorzystanie personelu pielęgniarskiego to więc jedno z największych wyzwań stojących przed każdym menedżerem ochrony zdrowia. Mierząc się z nim należy mieć na uwadze dwa zasadnicze cele: zapewnienie właściwego poziomu opieki pielęgniarskiej oraz optymalizację kosztów pracy.

Oszacowanie optymalnej ilości personelu pielęgniarskiego, zaspokajającej normy minimalne i jednocześnie gwarantującej każdego dnia odpowiedni stopień bezpieczeństwa dla pacjentów, nie jest sprawą łatwą. Wymaga powiązania danych o ilości pacjentów przypisanych do poszczególnych kategorii opieki z liczbą personelu pielęgniarskiego będącego na dyżurze. - Raport prezentujący sytuację na oddziałach, może być przydatny zarówno dla dyrekcji, decydującej o polityce kadrowej jednostki, jak również dla pielęgniarek oddziałowych, które mogą lepiej i sprawniej tworzyć grafiki dyżurów – dodaje Marcin Mularz.

Termin obowiązkowego przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną wydaje się odległy, ale czasu pozostało naprawdę niewiele. Wprowadzenie elektronicznych formularzy kategoryzacji pozwala zmienić podejście pielęgniarek do pracy z komputerem i płynnie przejść z wypełniania części dokumentacji w sposób papierowy na formę elektroniczną. Taki, z pozoru niewielki, krok może okazać się krokiem milowym we wprowadzaniu zmian w procesach zbierania danych. Kadrze zarządzającej może to uświadomić, że informacje gromadzone nawet na najniższym poziomie ewidencji, mogą być agregowane i wykorzystywane do celów zarządczych.