Jak przygotować placówkę do wdrożenia elektronicznej dokumentacji medycznej

Dla menedżerów i ich lekarzy wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej oznacza bliskie spotkanie ze światem technologii, systemów komputerowych, informatyki oraz zagadnień finansowania inwestycji technologicznych. Sprawcą jest ministerialny wymóg formy prowadzenia dokumentacji medycznej, w jakiej jest ona tworzona, magazynowana i udostępniana innym placówkom i pacjentom – od stycznia 2021 roku jest to forma elektroniczna.

Rozporządzenie o dokumentacji medycznej mówi, że od stycznia 2021 roku każda placówka medyczna w kraju musi tworzyć i magazynować dokumentację medyczną wyłącznie w formie cyfrowej. Oznacza to wdrożenie systemu informatycznego, który to umożliwia, przeszkolenie personelu i przekonanie lekarzy do prowadzenia dokumentacji skrupulatnie i systematycznie za pomocą nowego oprogramowania.

Najpierw jednak należy to oprogramowanie (oraz sprzęt na którym będzie działać) wybrać spośród dostępnych na rynku rozwiązań, a jeszcze wcześniej – zapewnić finansowanie dla całego przedsięwzięcia, ponieważ nie należy ono do inwestycji najtańszych…

Czytaj także: Czy możesz wdrożyć e-dokumentację tylko w jednej komórce organizacyjnej >>

Najważniejsze jest jednak odpowiednie określenie potrzeb i możliwości własnej placówki w zakresie implementacji systemów zarządzających elektroniczną dokumentacją medyczną. Nie każdy system sprawdzi się tak samo dobrze, nie każdy system będzie w pełni wykorzystany i wreszcie. Niektóre systemy zamiast usprawnić i przyspieszyć zarządzanie danymi medycznymi, wprowadzą dodatkowe komplikacje i niepotrzebnie wydłużą całą procedurę.  

Jak przygotować placówkę do skutecznego i bezproblemowego wdrożenia elektronicznych kartotek pacjentów? Przede wszystkim dokładnie przeanalizować stan obecny i funkcjonujące rozwiązania wspomagające tworzenie dokumentacji leczenia pacjenta.

W każdej placówce, niezależnie od jej wielkości czy też liczby zatrudnionego personelu, funkcjonuje obieg dokumentacji medycznej. W najprostszym przypadku jest to proces całkowicie „analogowy”. Dokumentacja jest tworzona ręcznie podczas wizyty pacjenta w gabinecie. Lekarz wpisuje wywiad, rozpoznanie, zalecenia i receptę ręcznie – podobnie jak skierowania i dodatkowe dokumenty (np. zaświadczenia, zwolnienia itp) . Po zakończeniu wizyty przygotowane dokumenty trafiają do imiennej teczki, a następnie do szaf, wraz z kartotekami innych pacjentów.

Nieco częściej spotykaną formą obiegu danych medycznych jest sytuacja, kiedy lekarz bądź pielęgniarka (instruowana przez lekarza) tworzy dokumentacje medyczną w prostej formie elektronicznej, np. opisując badany przypadek w edytorze tekstu, a następnie drukując dokument do podpisu i umieszczenia w teczce.

Często spotykaną praktyką jest sporządzanie przez ośrodku wielu szablonów dokumentacji medycznej, np. dokumentów kwalifikacji do zabiegu, wyników poszczególnych badań, raportów wizyt kontrolnych po zabiegach itp. Szablony te nieco ułatwiają pracę osoby wpisującej dane oraz sprawiają, że forma dokumentacji jest nieco bardziej przyjazna (znika problem „pisma lekarskiego”). Jednak również w tym przypadku dokumenty najczęściej tylko tworzone są w postaci cyfrowej, a po ich wypełnieniu i wydrukowaniu wersje elektroniczne są usuwane.

Kolejną istotną czynnością, którą koniecznie powinniśmy wykonać jest prześledzenie ścieżki kartoteki pacjenta podczas wizyty lekarskiej. Wypisz wszystkie osoby (stanowiska), które mają z nią bezpośredni kontakt (również osoby wykonujące kserokopie, porządkujące kartoteki w szafach, dołączające dodatkowe dokumenty czy notatki (kopie rachunków, dodatkowych zaleceń itp.)) Te informacje mogą okazać się niezwykle przydatne, kiedy trzeba będzie określić uprawnienia i charakterystykę kont użytkowników wdrażanego systemu.

Zanim rozpoczniesz przygotowanie wymagań dla systemu, warto:

• przeliczyć wszystkie stanowiska w ośrodku, gdzie będzie wymagany dostęp do bazy danych dokumentacji medycznej,

• zastanowić się nad tym nieco dłużej – może okazać się, że będą potrzebne dodatkowe stanowiska komputerowe w miejscach, o których w pierwszej chwili nie pomyślałeś (częsty przykład – sale operacyjne i specjalnie przygotowane stanowiska komputerowe umożliwiające dostęp do kartoteki pacjenta bezpośrednio z sali),

• scharakteryzować lekarzy pracujących w placówce pod kątem - nazwijmy to - „stosunku do nowych technologii”. Mówiąc krótko – może się okazać, że w przypadku niektórych – najczęściej starszych lekarzy - będzie konieczne utworzenie dodatkowego stanowiska (pielęgniarka/sekretarka medyczna) do bezpośredniej obsługi nowego systemu i wprowadzania danych podawanych przez rzeczonego lekarza wykonującego badanie. Pamiętaj o fakcie odpowiedzialności lekarza za dokumentację medyczną – nawet w przypadku, kiedy błąd w dokumentacji powstał z winy osoby, która jedynie wpisywała informacje. To powinno motywować lekarzy do dokładnej kontroli jakości wpisywanych danych, bądź do wpisywania ich samodzielnie.

• sprawdzić możliwości ośrodka w zakresie szerokopasmowego dostępu do Internetu. To bardzo ważna kwestia, jeśli rozważamy wdrożenie systemu funkcjonującego w formie SAS (Software as a Service - oprogramowanie, jako usługa), ponieważ do poprawnego funkcjonowania takich systemów wymagane jest stabilne i dość szybkie łącze.

• jeżeli Twoja placówka ma już infrastrukturę informatyczną (stanowiska komputerowe połączone w sieć, serwer bądź serwery danych, drukarki i inny sprzęt biurowy podłączony do sieci komputerowej – także aparaturę medyczną) koniecznie przeprowadź inwentaryzację całości sprzętu komputerowego. Opisz w raporcie system informatyczny, którego do tej pory używałeś, jako wsparcia w prowadzeniu działalności leczniczej (system rozliczeń z NFZ, harmonogramy wizyt, system obsługi strony www, portale intranetowe itp) . Cenna będzie również informacja o formie, w jakiej funkcjonuje obsługa informatyczna Twojej placówki. Czy jest to niezależny specjalista nadzorujący nasze systemy z zewnątrz, czy może etatowy pracownik bądź pełni dział IT, w którym pracuje kilku specjalistów?

Upewnij się, że system, który wybierasz, będzie łatwy w rozbudowie i proces ten nie dostarczy Ci ogromnych kosztów ukrytych oraz wyzwań organizacyjnych (przykład: aby dodać lub rozbudować środowisko serwerowe koniecznie będzie zatrzymanie całego systemu na dłuższy czas, bądź sam proces rozbudowy będzie niezwykle skomplikowany lub kosztowny).

Ostatnią „przedwstępną” czynnością, jako powinieneś wykonać, jest analiza procesów obiegu dokumentacji niemedycznej. Może okazać się bowiem, że również w obszarze dokumentacji administracyjnej czy finansowej można wprowadzić elementy obiegu elektronicznego, bądź też wprowadzić taki obieg w pełni. Jeśli tylko Twój budżet na to pozwala, zastanów się czy przy okazji wdrażania systemu dla elektronicznych danych medycznych nie zainwestować również w system dla pozostałych dokumentów.