Identyfikatory w placówce – czy zgodne z RODO

/appFiles/site_102/images/autor/JlUzghaRkbsVq7u.jpeg

Autor: Marzena Pytlarz-Pietraszko

Dodano: 23 lutego 2023
Identyfikatory w placówce – czy zgodne z RODO

Polecenie wykonania obowiązku identyfikacyjnego powinno mieć określone umocowanie prawne. Najlepiej, by stosowny zapis, obligujący pracowników do noszenia identyfikatorów, znalazł się w regulaminie pracy albo wynikał z pisemnego polecenia służbowego.

  • W związku z realizacją obowiązków służbowych pracodawcy – często ze względów bezpieczeństwa – zobowiązują pracowników do noszenia identyfikatorów.

  • Pracodawca może przetwarzać pozyskane od pracowników dane osobowe w celu realizacji uprawnień i obowiązków stron stosunku pracy wynikających z prawa pracy. Dane tego rodzaju stanowią również imię i nazwisko pracownika.

  • Ustawa o działalności leczniczych przewiduje obowiązek identyfikacyjny w szpitalach, polega on na powinności noszenia w widocznym miejscu identyfikatora, który zawiera imię i nazwisko oraz funkcję.

  • Czytaj więcej na temat obowiązków Administratora Danych Osobowych w SerwisZOZ.pl»

Polecenie wykonania obowiązku identyfikacyjnego powinno mieć określone umocowanie prawne. Najlepiej, by stosowny zapis, obligujący pracowników do noszenia identyfikatorów, znalazł się w regulaminie pracy albo wynikał z pisemnego polecenia służbowego.

W związku z realizacją obowiązków służbowych pracodawcy coraz częściej zobowiązują pracowników do noszenia identyfikatorów. Motywowane jest to przede wszystkim względami bezpieczeństwa. Na identyfikatorach zazwyczaj umieszcza się imię i nazwisko pracownika oraz jego zdjęcie. Tym samym identyfikator zawiera dane osobowe pracownika chronione przepisami ustawy z 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

Przyjmuje się, że pracodawca może przetwarzać pozyskane od pracowników, zgodnie z przepisami, dane osobowe w celu realizacji uprawnień i obowiązków stron stosunku pracy wynikających z prawa pracy. Dane tego rodzaju stanowią również imię i nazwisko pracownika. Są to dane osobowe nierozerwalnie związane z realizacją obowiązków służbowych. Bez możliwości ich przetwarzania przez pracodawcę mogłoby dojść do sparaliżowania działalności danego podmiotu.

Ponadto noszenie identyfikatorów stanowi formę zabezpieczenia danych osobowych. Pozwalają one odróżnić pracowników od osób trzecich oraz ułatwiają pacjentom i osobom odwiedzającym łatwiejszy kontakt z personelem medycznym.

Dane osobowe pracowników, w tym nazwisko: stanowisko GIODO wciąż aktualne

Zdaniem GIODO, urzędu, który już nie istnieje pod taką nazwą, ale jego wytyczne w zakresie noszenia identyfikatorów nadal są aktualne, najistotniejszym składnikiem zakładu pracy są ludzie, a jego funkcjonowanie wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi – z kontrahentami, administracją publiczną czy pacjentami. Dlatego pracodawca nie może być pozbawiony możliwości ujawniania nazwisk pracowników zajmujących określone stanowiska w instytucji.

Ochrona danych osobowych: co o identyfikatorach w placówce medycznej stanowi ustawa o działalności leczniczej

Kwestia identyfikacji pracowników podmiotów leczniczych oraz ich pacjentów jest z kolei przewidziana w art. 36 ust. 1 u.d.l. Obowiązek identyfikacyjny polega na powinności noszenia w widocznym miejscu identyfikatora, który zawiera imię i nazwisko oraz funkcję.

Z przepisu tego wynika, że wprowadzony obowiązek posługiwania się identyfikatorem dotyczy tylko szpitali i obejmuje wyłącznie osoby zatrudnione w tym szpitalu lub pozostające w odniesieniu do niego w stosunku cywilnoprawnym.

Warto przypomnieć, że podmiot leczniczy jest przedsiębiorcą w rozumieniu zespołu składników majątkowych, za pomocą którego wskazany podmiot leczniczy wykonuje działalność leczniczą w rodzaju świadczenia szpitalnego. Pod pojęciem świadczenia szpitalnego rozumiemy wykonywanie całą dobę kompleksowych świadczeń zdrowotnych polegających na diagnozowaniu, leczeniu, pielęgnacji i rehabilitacji, które nie mogą być realizowane w ramach innych stacjonarnych i całodobowych lub ambulatoryjnych świadczeń zdrowotnych.

Świadczeniami szpitalnymi są także świadczenia udzielane z zamiarem zakończenia ich udzielania w okresie nieprzekraczającym 24 godzin.

Identyfikator trzeba nosić w widocznym dla osób go odczytujących miejscu. Zawiera on dane w postaci imienia i nazwiska oraz funkcji osoby, która się nim posługuje. Obowiązek posługiwania się identyfikatorem jest w szpitalu powszechny, tj. dotyczy wszystkich, a nie tylko personelu medycznego.

Funkcja w rozumieniu ustawy to bowiem dyrektor, ordynator, naczelna pielęgniarka, a także każdy lekarz i pielęgniarka lub salowa. Podany obowiązek nie dotyczy więc pracowników przedsiębiorstw podmiotów leczniczych, w których wykonywane są stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne inne niż świadczenia szpitalne, czyli wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 12 u.d.l. świadczenia opiekuńcze, pielęgnacyjne, paliatywne, hospicyjne, świadczenia z zakresu opieki długoterminowej, rehabilitacji leczniczej czy leczenia uzależnień.

Rozpowszechnianie wizerunku pracownika na identyfikatorze: czy to zgodne z RODO

Zdjęcia nie ma w katalogu danych osobowych, które pracodawca ma prawo uzyskać od pracownika (tj. pozyskiwać i przetwarzać bez jego zgody). Należy zatem przyjąć, że aby pracodawca mógł zgodnie z prawem pozyskać fotografię pracownika, powinien uprzednio uzyskać jego zgodę.

Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca ma prawo wystawić pracownikowi legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający go do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem. Taką możliwość przewiduje wprost § 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Jednak przepis ten – co jest dosyć kontrowersyjne – milczy na temat wykorzystania w tej legitymacji czy przepustce zdjęcia pracownika. Na podstawie tej regulacji możliwa jest identyfikacja osoby wyłącznie na podstawie jej imienia i nazwiska.

Co może zawierać identyfikator personelu medycznego

  1. Imię, nazwisko pracownika.

  2. Funkcję pracownika, jaką pełni w danej placówce.

  3. Zdjęcie, jeśli pracownik wyraził na to zgodę.

Odnosząc się do regulacji Kodeksu cywilnego i ustawy o ochronie danych osobowych, wykorzystanie zdjęcia pracownika w legitymacji służbowej lub identyfikatorze jest możliwe wyłącznie za jego zgodą.

Potwierdził to Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych w piśmie z 5 marca 2008 r. w sprawie zamieszczania zdjęć pracownika na identyfikatorach (DOLIS-035-219/07/ 461/08) – stanowisko GIODO zachowuje swoją aktualność. Uzyskanie zgody pracownika na wykorzystanie jego wizerunku w określonym celu niejednokrotnie może uchronić pracodawcę przed ewentualnymi nadużyciami prawa podmiotowego, jakim jest ochrona dóbr osobistych. Przede wszystkim pracodawca powinien mieć na uwadze to, czy wizerunek pracownika będzie udostępniany wyłącznie do celów wewnętrznych, np. w celu usprawnienia komunikacji między współpracownikami, czy też dostęp do niego będą miały – nawet potencjalnie – osoby spoza przedsiębiorstwa lub innego podmiotu zatrudniającego.

Ta zgoda nie jest wymagana, gdy obowiązujące u pracodawcy przepisy wewnętrzne (źródła prawa pracy), takie jak regulamin pracy czy układ zbiorowy pracy, przewidują obowiązek noszenia przez pracowników identyfikatorów. Wówczas zamieszczenie zdjęć na identyfikatorach nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 5 kwietnia 2013 r. (sygn. akt I OSK 193/13): „sam obowiązek noszenia przez personel medyczny identyfikatorów (m.in. z imieniem i nazwiskiem) w siedzibie jednostki udzielającej świadczeń medycznych, który wynika z art. 36 ust. 1 ustawy z 2011 r. o działalności leczniczej, nie oznacza, że z tej przyczyny wyłączona jest ochrona danych osobowych tych osób”.

Autor: Marzena Pytlarz-Pietraszko

Uzyskaj nieograniczony
dostęp do SerwisZOZ.pl

  • Aktualne informacje o zmianach prawnych
  • Indywidualne konsultacje e-mail z ekspertem (odpowiedź w 48 h)
  • Bazę 3500 porad ekspertów, gotowych wzory dokumentów i procedur
UZYSKAJ NIEOGRANICZONY DOSTĘP

Uzyskaj bezpłatny 24-godzinny dostęp do SerwisZOZ.pl

aktywuj dostęp testowy