Czy istnieje harmonogram idealny dla organizacji pracujących zmianowo?

Większość harmonogramów ma równocześnie zalety, jak i wady, widziane zarówno ze strony pracowników, jak i pracodawców. Kluczowym elementem wydaje się tutaj ludzka biologia, która niestety nie pozwala na stałą i efektywną pracę przez 24 godziny na dobę. Niemniej jednak staliśmy się społeczeństwem 24-godzinnym, a kluczowe gałęzie gospodarek na całym świece funkcjonują stale niezależnie od pory dnia i nocy, dostarczając nam energię elektryczną, ciepło, wodę czy inne surowce niezbędne do codziennego funkcjonowania. Czy istnieje szansa na to, by zaprojektować harmonogram idealny, spełniający założenia zarówno ergonomii, zabezpieczenia nieprzerwanego procesu produkcji, jak i zapotrzebowania na pracę, z którego, dodatkowo pracownicy byliby zadowoleni?

W operacjach 24/7 harmonogramy są zazwyczaj zmieniane lub przeprojektowywane, gdy obecny grafik zmian nie spełnia już wymagań produkcyjnych. Zazwyczaj dzieje się tak w momentach nagłej zmiany w ilości produkowanych towarów lub brakach materiałowych komponentów. Najczęściej grafik pracy jest ściśle dostosowany do planów produkcyjnych, które potrafią się zmieniać codziennie lub co tydzień, w zależności od specyfiki branży oraz obłożenia zamówieniami zakładu produkcyjnego. Osoby planujące czas pracy są często uzależnione od planistów produkcji, ponieważ to najczęściej stopień realizacji wolumenów produkcyjnych jest najważniejszy dla firmy. Czy jednak „zakładnicy”, a więc osoby planujące czas pracy, nie mają wyboru i zawsze muszą się dostosować do planistów produkcji? Niekoniecznie, jeżeli wspólnie zadbają o zaplanowanie harmonogramu uwzględniającego kluczowe aspekty wydajności i ergonomii, biorąc pod uwagę czynniki takie jak: ilość następujących po sobie zmian, długość zmiany (zarówno zmiany 8-godzinne oraz 12-godzinne mają swoje zalety, jak i wady), rotacja zmian w harmonogramie, przerwy w trakcie zmian, godziny rozpoczęcia zmian czy ilość dni odpoczynku z rzędu.

Oprócz prób dostosowania harmonogramów czasu pracy możemy także zwiększyć przewidywalność planów produkcyjnych poprzez śledzenie danych historycznych i na bazie realizowanych zamówień w konkretnych okresach określić zapotrzebowanie na obsadę z dokładnością co do jednego miesiąca. Wówczas unikniemy niepotrzebnych nadgodzin czy też przestojów osobowych przy maszynach produkcyjnych, a w konsekwencji obniżymy poziom dodatkowych kosztów operacyjnych.

Jak więc określić „najlepszy” harmonogram przy tak wielu różnych potrzebach? Według jakich kryteriów możemy podjąć racjonalną decyzję? Czy istnieje jeden najlepszy i uniwersalny harmonogram dla każdej branży? Jak się okazuje, najlepszym harmonogramem będzie ten, który spełni specyficzne potrzeby produkcyjne konkretnej organizacji, dodatkowo uwzględniając potrzeby rodzinne, społeczne oraz witalne pracowników. Warto też pamiętać o elastyczności grafiku czasu pracy oraz zasadach ergonomii przy tworzeniu harmonogramów dla konkretnego działu. Nie zapominajmy o zgodności grafiku z prawem pracy i regulaminami. Pamiętajmy także o kwestii bardzo ważnej – komunikacji pracownikom planów co do czasu pracy. Transparentność to jedna z najważniejszych zasad przy budowie zdrowej i przejrzystej organizacji.