Klauzula informacyjna RODO dla cudzoziemców – w jakim języku ją sporządzić

Dane powinny być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Osoba, której dane mają być przetwarzane, musi o tym fakcie zostać poinformowana za pomocą m.in. klauzuli informacyjnej. A co, jeśli ta osoba jest innej narodowości?

Z zasad przetwarzania danych wynikają dla administratora danych konkretne wytyczne, które powinny być przez niego uwzględnione przy wypełnianiu obowiązku informacyjnego. Informacje z art. 13 i 14 RODO przekazywane osobie, której dane dotyczą, przede wszystkim powinny:

• być łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem, a w stosownych przypadkach dodatkowo wizualizowane, łączone ze standardowymi znakami graficznymi (motyw 39, 58 i 60 preambuły);
• być przekazywane w formie elektronicznej, na przykład za pomocą strony internetowej, gdy są kierowane do ogółu społeczeństwa, jeśli duża liczba podmiotów i złożoność technologiczna działań sprawiają, że osobie, której dane dotyczą, trudno jest dowiedzieć się i zrozumieć, czy dotyczące jej dane osobowe są zbierane, przez kogo oraz w jakim celu (motyw 58 preambuły);
• sformułowane tak jasnym i prostym językiem, by dziecko mogło je bez trudu zrozumieć, gdy przetwarzanie danych dotyczy dziecka (motyw 58 preambuły);
• uświadamiać osobie, której dane dotyczą, ryzyka, zasady, zabezpieczenia i prawa związane z przetwarzaniem jej danych osobowych oraz sposoby wykonywania praw przysługujących jej w związku z przetwarzaniem jej danych osobowych (motyw 39 preambuły);
• uwzględniać konkretne okoliczności i konkretny kontekst przetwarzania danych osobowych (motyw 39 preambuły dotyczący zasady rzetelności przejrzystości).

Nie powinno się także stosować pojęć wieloznacznych (pozwalających na różną interpretację). Wynika z nich konieczność unikania zwrotów specjalistycznych, nieznanych potencjalnemu odbiorcy klauzuli. Skróty można stosować, ale wyłącznie powszechnie znane – albo jednocześnie z ich rozwinięciem.

RODO wymaga, aby administrator danych osobowych poinformował podmiot danych bezpośrednio, tzn., aby nadawcą klauzuli informacyjnej był sam ADO. Taki administrator powinien podjąć faktyczne i skuteczne działania mające na celu powiadomienie osoby, której dane dotyczą, w zakresie określonym w art. 13 i 14 (motyw 74 preambuły dotyczący zasady rozliczalności).

Jednak nie wymaga się od niego uzyskania dodatkowych informacji w celu zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą, jeżeli dane osobowe przetwarzane przez administratora nie pozwalają mu zidentyfikować osoby fizycznej. Wskazówki dotyczące informowania osoby, której dane dotyczą, wynikają z art. 12 RODO. Przepis ten odnosi się do obowiązków administratora danych w zakresie przejrzystego informowania i przejrzystej komunikacji z osobą, której dane dotyczą.

Administrator danych zobligowany jest do podjęcia odpowiednich środków, aby udzielić osobie, której dane dotyczą, informacji z art. 13 i 14 RODO w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem (zwłaszcza gdy informacje kierowane są do dziecka).

Obowiązek informacyjny można spełnić w formie pisemnej, w tym elektronicznej, a w niektórych przypadkach także w formie ustnej, jeśli zażądała tego osoba, której dane dotyczą. Informacje mogą być opatrzone standardowymi znakami graficznymi, które w widoczny, zrozumiały i czytelny sposób przedstawią sens zamierzonego przetwarzania. Jeżeli znaki te są przedstawione elektronicznie, muszą się nadawać do odczytu maszynowego.

Administrator danych nie jest uprawniony do żądania jakichkolwiek opłat w związku z podawaniem informacji na mocy art. 13 i 14 RODO.

Czy w ramach podpisywania umów na dostawę wody i odbiór ścieków z klientami o narodowości ukraińskiej zachodzi obowiązek przygotowania klauzul informacyjnych w ich języku. Jeżeli tak, to, z czego on wynika? Można przygotować klauzulę w języku ukraińskim, ale nie trzeba, można się też posłużyć symbolami graficznymi.

Praktyczną pomocą w zakresie interpretacji regulacji RODO są Wytyczne Grupy Roboczej Art. 29. Zgodnie z nimi administrator danych powinien podejść do realizacji obowiązku informacyjnego czysto praktycznie, a nie legalistycznie.

Informacje mogą być opatrzone standardowymi znakami graficznymi, które w widoczny, zrozumiały i czytelny sposób przedstawią sens zamierzonego przetwarzania. Jeżeli znaki te są przedstawione elektronicznie, muszą się nadawać do odczytu maszynowego.

Znaki graficzne stanowią dodatkowe narzędzie przekazywania informacji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO. Wobec tego informacje z art. 13 i 14 RODO nie mogą być w całości zastąpione znakami graficznymi (pomijając fakt istnienia technicznych możliwości takiej operacji). Znaki graficzne mają pełnić jedynie funkcję uzupełniającą, pomocniczą w stosunku do przekazu językowego. Znaki graficzne w klauzuli informacyjnej powinny być używane w celu uproszczenia przekazu i spowodowania, by był on dla odbiorcy bardziej przyjazny.

Część administratorów ulega pokusie, aby niektóre z informacji zawartych w klauzuli pomijać lub podawać skrótowo. Takie działanie jest najczęściej podyktowane chęcią uproszczenia wiadomości przekazywanych podmiotowi danych, jednak ostatecznie stanowi naruszenie europejskiego rozporządzenia.

Zawsze trzeba informować o wszystkich powyższych prawach, także w obcojęzycznych wersjach klauzuli. RODO nie daje bowiem możliwości modyfikowania zakresu przedmiotowego klauzuli informacyjnej.

W przypadku rozmowy telefonicznej należy zwrócić uwagę na konieczność spełnienia warunków wyrażenia zgody. Zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Sama zgoda ma być dobrowolna. Bezpośrednio przed pobraniem zgody należy ustnie wykonać obowiązek informacyjny.

Są tu dwie możliwości:

1. wyrecytowanie klauzuli informacyjnej w pełnej formie;
2. poinformowanie dosłownie w krótkim komunikacie o najważniejszych kwestiach (np. o tym, kto jest administratorem danych osobowych), a następnie wskazanie, że klauzula informacyjna jest dostępna np. pod określonym adresem internetowym.

W przypadku rozmowy telefonicznej sposobem na zrealizowanie zasady rozliczalności (udowodnienie, że administrator wykonał obowiązek administracyjny) jest nagrywanie tej rozmowy – o czym należy uprzedzić rozmówcę.