ZUS przejmie rozliczanie składek – mniej biurokracji dla płatników

Projekt reformy systemu ubezpieczeń społecznych, który trafił do Wykazu prac legislacyjnych Rady Ministrów 26 sierpnia 2025 r., ma odciążyć przedsiębiorców i inne podmioty od części biurokratycznych obowiązków wobec ZUS. Rozwiązanie opiera się na automatyzacji procesów, wymianie danych i wprowadzeniu jednolitego pliku ubezpieczeniowego.

Dziś płatnicy składek co miesiąc muszą przekazywać dokumenty rozliczeniowe i opłacać składki w ustawowych terminach. Niewysłanie dokumentów skutkuje tworzeniem przez ZUS wymiaru z urzędu, co jednak nie gwarantuje zapisów na kontach ubezpieczonych. To właśnie te zapisy są podstawą do przyznawania świadczeń krótko- i długoterminowych.

Obowiązki wynikają z ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz z wielu rozporządzeń wykonawczych. Sytuację dodatkowo skomplikowała reforma Polskiego Ładu, która przywróciła comiesięczny obowiązek składania dokumentów także dla osób prowadzących jednoosobową działalność i opłacających składki wyłącznie za siebie.

Według danych ZUS na koniec 2024 roku zarejestrowanych było niemal 3 mln płatników, z czego ponad 1,78 mln to osoby opłacające składki wyłącznie na własne ubezpieczenia. Skala obowiązków i liczba błędów w dokumentach – miesięcznie ZUS prowadzi ponad 52 tys. postępowań wyjaśniających – pokazuje, jak obciążający jest obecny system.

Nowe rozwiązania mają uprościć rozliczenia, ponieważ to ZUS przejmie kluczowe zadania związane z ustalaniem podstawy wymiaru i naliczaniem składek. Oznacza to, że przedsiębiorcy oraz inne podmioty nie będą musieli samodzielnie przygotowywać pełnej dokumentacji rozliczeniowej – ich rola sprowadzi się do dostarczenia jedynie niezbędnych danych.

Ważnym elementem reformy jest ograniczenie zakresu informacji przekazywanych przez płatników składek. Do ZUS trafią wyłącznie te dane, których instytucja nie posiada i nie może pozyskać z innych źródeł, takich jak rejestry publiczne. Dzięki temu zmniejszy się liczba powtarzanych czynności i zbędnych formalności.

Projekt przewiduje również poprawę jakości zapisów na kontach ubezpieczonych. Precyzyjne i uporządkowane dane zapewnią większą pewność rozliczeń, a także szybsze i sprawniejsze ustalanie prawa do świadczeń, takich jak zasiłki czy emerytury.

Istotną zmianą będzie także automatyzacja wymiany danych między systemami ZUS a oprogramowaniem kadrowo-płacowym pracodawców. Płynny obieg informacji pozwoli na uniknięcie wielu błędów, ograniczy konieczność ręcznej obsługi i usprawni cały proces rozliczeniowy.

W efekcie wszystkie działania mają doprowadzić do przyspieszenia przyznawania świadczeń, zwiększenia stabilności systemu i odbudowy zaufania do ubezpieczeń społecznych jako instytucji wspierającej zarówno płatników, jak i ubezpieczonych.

Wdrożenie projektu ma przynieść przedsiębiorcom i innym płatnikom realne oszczędności czasu i zmniejszenie obowiązków biurokratycznych. ZUS przejmie odpowiedzialność za ustalanie wysokości składek, co zapewni większą stabilność i pewność rozliczeń.

Nowe rozwiązania mają także ograniczyć liczbę postępowań wyjaśniających, przyspieszyć obsługę dokumentów i poprawić efektywność pracy ZUS.

Najważniejszym narzędziem zmian będzie jednolity plik ubezpieczeniowy (JPU). Ma on zawierać komplet danych potrzebnych do zgłoszenia osób do ubezpieczeń, ustalenia podstaw wymiaru składek, obliczenia należności oraz ich rozliczenia.

Na podstawie danych z JPU ZUS będzie przygotowywał propozycje dokumentów ubezpieczeniowych. Płatnik otrzyma je do zatwierdzenia, uzupełnienia lub korekty. Brak reakcji będzie oznaczał ich automatyczne przyjęcie. W praktyce oznacza to, że ciężar tworzenia dokumentów przechodzi na ZUS, a rola płatnika ograniczy się do weryfikacji.

Reforma będzie wprowadzana stopniowo.

Etap pierwszy – od 1 stycznia 2028 r. obejmie osoby rozliczające składki wyłącznie na własne ubezpieczenia (przedsiębiorcy, duchowni, osoby z dobrowolnymi ubezpieczeniami). Ich obowiązki sprowadzą się do podania przychodów/dochodów oraz deklarowanej podstawy wymiaru składek.

Etap drugi – od 1 stycznia 2031 r. obejmie pozostałych płatników składek, w tym pracodawców. W tym czasie systemy kadrowo-płacowe zostaną zintegrowane z systemem ZUS, co umożliwi automatyczne przekazywanie danych.

Po reformie ZUS będzie pełnił znacznie szerszą rolę niż dotychczas. Instytucja nie ograniczy się już wyłącznie do przyjmowania i sprawdzania dokumentów składanych przez płatników, lecz sama przygotuje propozycje rozliczeń. Na podstawie jednolitego pliku ubezpieczeniowego oraz danych dostępnych w systemach zewnętrznych ZUS wygeneruje komplet dokumentów, które następnie trafią do płatnika w formie elektronicznej.

Rozwiązanie to pozwoli na pełną automatyzację procesu – od ustalenia podstawy wymiaru składek, przez naliczenie kwot do zapłaty, aż po ich zaksięgowanie na indywidualnym koncie płatnika. Płatnik nie będzie musiał martwić się o poprawność formularzy ani o ryzyko pomyłek, które dziś często kończą się postępowaniami wyjaśniającymi.

Elektroniczna forma zatwierdzania rozliczeń sprawi, że cała procedura stanie się szybsza, bardziej przejrzysta i dostępna z poziomu eZUS czy aplikacji mobilnej. To krok w stronę uproszczenia codziennych obowiązków, a jednocześnie gwarancja większej pewności, że dane zapisane na kontach ubezpieczonych są kompletne i zgodne z przepisami.

Dla lekarzy, pielęgniarek czy fizjoterapeutów prowadzących praktyki indywidualne lub spółki reforma oznacza mniej formalności i większą przewidywalność rozliczeń z ZUS. Zamiast co miesiąc samodzielnie sporządzać dokumenty i pilnować ich poprawności, będzie trzeba przekazać podstawowe dane o przychodach. Resztą zajmie się ZUS, przygotowując propozycję rozliczenia składek do zatwierdzenia. To oszczędność czasu, mniejsze ryzyko błędów i stabilność finansowa placówki.