eDiLO od 1 października dostępna dla kolejnych placówek. Jak zorganizować jej obsługę?

eDiLO to elektroniczna karta diagnostyki i leczenia onkologicznego, stanowiąca elektroniczną dokumentację medyczną. Uprawnia pacjenta do diagnostyki i leczenia onkologicznego. Obejmuje informacje z kolejnych etapów opieki, w tym dotyczące diagnostyki, planu leczenia, opieki po jego zakończeniu oraz dane kontaktowe koordynatora. Karta ma ułatwiać dostęp do informacji o przebiegu opieki. Aby spełniała tę funkcję, placówka musi ustalić, kto uzupełnia dane dotyczące realizowanego etapu, kto sprawdza ich kompletność i jak personel reaguje na brak informacji potrzebnych do dalszego postępowania.

Sprawdź:

Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Zdrowia drugi etap obejmuje:

• pozostałe Specjalistyczne Ośrodki Leczenia Onkologicznego (SOLO) I, II i III poziomu;
• Ośrodki Kooperacyjne;
• inne podmioty uprawnione do wystawiania kart, w tym lekarzy POZ i lekarzy realizujących programy zdrowotne.

W pierwszym etapie dostęp otrzymywały placówki SOLO III pełniące funkcję Wojewódzkich Ośrodków Monitorujących (WOM).

Lekarz POZ może wystawiać eDiLO, choć przychodnia nie jest ośrodkiem SOLO. Według ustawy kartę może wystawić lekarz udzielający ambulatoryjnych świadczeń specjalistycznych, świadczeń szpitalnych oraz świadczeń w ramach programów zdrowotnych. Placówka powinna osobno sprawdzić uprawnienie lekarza do wystawienia karty i jego dostęp techniczny do systemu. Uruchomienie funkcji w programie nie zastępuje prawidłowej konfiguracji konta użytkownika.

Udostępnienie eDiLO kolejnym placówkom nie kończy okresu przejściowego. Do 31 grudnia 2026 r. ustawa pozwala wystawiać i prowadzić karty według dotychczasowych przepisów. Ministerstwo Zdrowia wskazuje, że placówki, które nie zakończyły pełnej integracji eDiLO z wewnętrznymi systemami szpitalnymi HIS, mogą w tym czasie korzystać z AP-DiLO. Warto więc ustalić jedną instrukcję dla całego zespołu: w którym systemie wystawiane są nowe karty, jak obsługiwane są karty już prowadzone i kto wyjaśnia wątpliwości.

Odrębna zasada dotyczy pacjentów poniżej 18. roku życia oraz pacjentów z rozpoznaniami nowotworów hematoonkologicznych. Zgodnie z komunikatem NFZ do 31 grudnia 2026 r. ich karty powinny być wydawane i obsługiwane na dotychczasowych zasadach w AP-DiLO. Październikowe rozszerzenie dostępu nie zmienia tej reguły. Informację tę należy uwzględnić w instrukcji dla personelu, zwłaszcza w przychodniach przyjmujących zarówno dorosłych, jak i dzieci.

Przygotowanie dostępu warto zacząć od imiennego wykazu pracowników i ich zadań. Trzeba ustalić, kto wystawia kartę, kto przygotowuje dane administracyjne, kto sprawdza kompletność informacji i kto pomaga w razie problemów technicznych. Uprawnienie w aplikacji musi odpowiadać zakresowi czynności pracownika. Ustawa przewiduje podpis lekarza potwierdzający wystawienie oraz zamknięcie karty.

Dlatego nie należy zakładać, że osoba mająca dostęp do danych pacjenta może również wystawić lub zamknąć eDiLO. Czynności powierzane rejestracji albo innemu personelowi wspierającemu trzeba dopasować do jego uprawnień i funkcji dostępnych dla danej roli w systemie. Przed rozpoczęciem pracy zalecane jest sprawdzenie:

• czy użytkownicy działają w kontekście właściwego podmiotu i miejsca udzielania świadczeń,
• czy przydzielony dostęp odpowiada ich zadaniom,
• kto nadaje, zmienia i odbiera uprawnienia,
• kto zastępuje pracownika podczas jego nieobecności.

W małej placówce kilka zadań może wykonywać jedna osoba. Warto jednak zapisać ten podział i zapewnić zastępstwo, aby obsługa kart nie zatrzymywała się podczas urlopu lub choroby pracownika.

eDiLO można obsługiwać również w aplikacji gabinet.gov.pl. Akademia CeZ prowadzi szkolenia dotyczące jej funkcji i przechodzenia między etapami prowadzenia karty. Placówka korzystająca z własnego programu gabinetowego lub HIS powinna uzyskać od dostawcy konkretną informację o zakresie gotowości.

Warto ustalić:

• jakie czynności związane z kartą obsługuje dostępna wersja programu;
• które dane pobierają się automatycznie, a które trzeba wprowadzić ręcznie;
• jak przebiega podpisanie dokumentu i przekazanie danych;
• jak użytkownik sprawdza, czy operacja zakończyła się powodzeniem;
• gdzie zgłasza błędy i jaki sposób pracy przewidziano na czas ich usuwania.

Zaleceniem organizacyjnym jest sprawdzenie przebiegu obsługi w środowisku testowym dostawcy. Test powinien obejmować również nieudaną operację, aby personel wiedział, jak ustalić jej status przed ponowieniem czynności. Wybór sposobu obsługi warto ocenić także pod kątem codziennej pracy: liczby kart, czasu potrzebnego na wprowadzanie danych i możliwości uniknięcia wielokrotnego przepisywania tych samych informacji.

Dostęp do wspólnej karty ułatwia wymianę informacji, ale nie oznacza, że ktoś automatycznie sprawdził nowy wpis, skontaktował się z pacjentem lub ustalił termin kolejnego świadczenia. Poniższy podział jest zaleceniem organizacyjnym. Należy dostosować go do świadczeń realizowanych przez konkretne placówki i uprawnień personelu.

W ośrodkach SOLO wyznaczany jest koordynator opieki onkologicznej. WOM ma natomiast ustawowe zadania dotyczące współpracy z POZ w organizacji profilaktyki, diagnostyki i opieki po zakończonym leczeniu. Przychodnia powinna ustalić, z kim kontaktować się w sprawie konkretnego pacjenta. W instrukcji warto uwzględnić także sytuację, gdy pacjent zgłasza trudności z umówieniem świadczenia albo wraca do POZ bez informacji potrzebnych do dalszej opieki.

Na początek wystarczy krótka instrukcja, która odpowie na pytania pojawiające się podczas pracy:

1. Kiedy korzystamy z eDiLO, a kiedy z AP-DiLO? Należy uwzględnić okres przejściowy oraz zasady dotyczące dzieci i hematoonkologii.
2. Kto wykonuje poszczególne czynności? Trzeba wskazać osoby odpowiedzialne, zakres ich zadań i zastępstwa.
3. Jak sprawdzamy poprawność zapisu? Personel powinien wiedzieć, gdzie znaleźć status operacji i jak zgłosić błąd.
4. Z kim kontaktujemy się w sprawie dalszej opieki? Warto ustalić kontakty do współpracujących placówek i zasady wyjaśniania brakujących informacji.
5. Jak informujemy pacjenta? Zespół powinien przekazywać spójną informację o dalszym postępowaniu.