Nowy standard organizacyjny opieki długoterminowej. Podmioty lecznicze muszą dostosować działalność do 31 sierpnia

Nowe przepisy określają sposób organizacji świadczeń opieki długoterminowej w zakładach opiekuńczo-leczniczych, zakładach pielęgnacyjno-opiekuńczych oraz w podmiotach udzielających takich świadczeń w warunkach domowych. Podmioty objęte rozporządzeniem mają czas na dostosowanie działalności do wymagań standardu nie później niż do 31 sierpnia 2026 r. To czas na aktywne przygotowanie organizacji świadczeń, procedur, dokumentacji medycznej i praktyki działania do nowych wymagań. Brak dostosowania może mieć konsekwencje administracyjne, kontraktowe, cywilne i organizacyjne. Ryzyko dotyczy przede wszystkim sposobu organizacji opieki, prowadzenia dokumentacji medycznej, realizacji planu opieki długoterminowej, profilaktyki odleżyn, łagodzenia bólu, monitorowania stanu pacjenta, edukacji zdrowotnej, komunikacji z pacjentem oraz zapewnienia bezpiecznego i podmiotowego sposobu udzielania świadczeń.

Rozporządzenie obejmuje zakłady opiekuńczo-lecznicze, zakłady pielęgnacyjno-opiekuńcze, podmioty wykonujące działalność leczniczą udzielające świadczeń pielęgnacyjnych i opiekuńczych w ramach opieki długoterminowej w warunkach domowych. Zakres stosowania standardu należy oceniać przede wszystkim przez pryzmat rodzaju udzielanych świadczeń. Istotne jest to, czy podmiot wykonuje działalność leczniczą polegającą na udzielaniu świadczeń pielęgnacyjnych i opiekuńczych w ramach opieki długoterminowej. Standard organizacyjny nie dotyczy podmiotów wykonujących działalność leczniczą udzielających świadczeń pielęgnacyjnych i opiekuńczych psychiatrycznych z zakresu opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień. Wyłączenia tego nie należy rozumieć jako generalnego wyłączenia wszystkich świadczeń psychiatrycznych ani całej działalności podmiotu, który równolegle prowadzi inne formy opieki.

Rozporządzenie porządkuje sposób organizacji opieki nad pacjentem objętym świadczeniami opieki długoterminowej. Nie ogranicza się do kwestii dokumentacyjnych. Obejmuje także komunikację z pacjentem, ochronę jego podmiotowości, planowanie opieki, monitorowanie stanu zdrowia, profilaktykę powikłań, łagodzenie bólu, edukację zdrowotną oraz organizację świadczeń w podmiotach stacjonarnych. Do najważniejszych obowiązków należą:

• opracowanie i stosowanie indywidualnego planu opieki długoterminowej, sporządzanego w formie pisemnej jako element wewnętrznej indywidualnej dokumentacji medycznej;
• informowanie pacjenta o założeniach planu opieki i umożliwienie mu zgłoszenia uwag, a w określonych przypadkach także uwzględnienie informacji przekazanych przez osobę bliską;
• zatwierdzanie planu opieki i jego zmian przez lekarza albo pielęgniarkę udzielających świadczeń opieki długoterminowej, z uwzględnieniem ustawowego zakresu kompetencji danej osoby wykonującej zawód medyczny;
• ocena i modyfikacja planu opieki nie rzadziej niż co 6 miesięcy albo każdorazowo w przypadku zmiany stanu zdrowia pacjenta lub jego potrzeb zdrowotnych;
• monitorowanie i ocena stanu zdrowia pacjenta, w tym na podstawie badania fizykalnego;
• zlecanie i ordynacja produktów leczniczych oraz monitorowanie farmakoterapii w celu zapobiegania polipragmazji i jej skutkom;
• obserwacja i ocena ryzyka wystąpienia odleżyn albo stopnia ich zaawansowania oraz podejmowanie działań profilaktycznych, leczniczych lub terapeutycznych;
• prowadzenie fotograficznej dokumentacji odleżyn jako części dokumentacji medycznej;
• monitorowanie stanu odżywienia i nawodnienia pacjenta z wykorzystaniem skal MNA, SGA lub NRS 2002;
• odnotowywanie w dokumentacji medycznej podawania pacjentowi produktów leczniczych w postaci ułatwiającej ich przyjęcie, w tym w postaci ukrytej w pokarmie;
• opracowanie w formie pisemnej i wdrożenie trybu postępowania w łagodzeniu bólu;
• monitorowanie i modyfikowanie trybu postępowania w łagodzeniu bólu odpowiednio do stanu zdrowia pacjenta lub jego potrzeb zdrowotnych;
• obserwacja i ocena ryzyka występowania przemocy i zaniedbania wobec pacjenta oraz podejmowanie przewidzianych prawem działań w przypadku podejrzenia przemocy;

Standard przewiduje, że plan opieki i jego zmiany zatwierdza lekarz albo pielęgniarka udzielający świadczeń opieki długoterminowej. W praktyce podmiot powinien jednak tak ułożyć procedurę zatwierdzania planu, aby zakres decyzji odpowiadał kompetencjom osoby zatwierdzającej. Elementy dotyczące procesu leczniczego, farmakoterapii, diagnostyki lub decyzji wymagających kompetencji lekarskich powinny być podejmowane albo weryfikowane przez lekarza. Pielęgniarka może zatwierdzać plan w zakresie mieszczącym się w jej samodzielnych kompetencjach zawodowych. To rozróżnienie powinno znaleźć odzwierciedlenie w procedurach wewnętrznych, obiegu dokumentacji oraz praktyce pracy zespołu opieki długoterminowej.

Standard wymaga odnotowywania w dokumentacji medycznej podawania pacjentowi produktów leczniczych w postaci ułatwiającej ich przyjęcie, w tym w postaci ukrytej w pokarmie. Taki sposób podania produktu leczniczego nie może służyć obejściu prawa pacjenta do informacji, zgody albo odmowy zgody na udzielenie świadczenia zdrowotnego. Przed zastosowaniem takiej formy podania podmiot powinien zweryfikować, czy istnieje zgoda pacjenta albo inna prawnie dopuszczalna podstawa działania, w szczególności gdy pacjent jest niezdolny do świadomego wyrażenia zgody. Prawo pacjenta do wyrażenia zgody albo odmowy zgody na świadczenie zdrowotne wynika z .

W przeciwnym razie placówka naraża się na zarzut naruszenia praw pacjenta, a w skrajnych przypadkach także na ryzyko odpowiedzialności związanej z udzieleniem świadczenia bez wymaganej zgody. Z tego powodu procedura dotycząca podawania leków w formie ułatwiającej przyjęcie powinna obejmować nie tylko sposób dokumentowania, ale również weryfikację zgody, udział lekarza, komunikację z pacjentem lub jego przedstawicielem ustawowym oraz zasady postępowania w sytuacjach spornych.

Standard przewiduje prowadzenie fotograficznej dokumentacji odleżyn u pacjenta, z uwzględnieniem konieczności poszanowania jego intymności, godności oraz ochrony danych osobowych. Dokumentacja ta ma być dołączana do dokumentacji medycznej pacjenta. Oznacza to konieczność uregulowania całego procesu wykonywania, przechowywania i zabezpieczania zdjęć. Fotografie odleżyn są danymi dotyczącymi zdrowia, a więc danymi szczególnej kategorii. Podmiot powinien określić, kto wykonuje zdjęcia, na jakim urządzeniu, gdzie są zapisywane, kto ma do nich dostęp, w jaki sposób trafiają do dokumentacji medycznej i jak są chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Wymaga to weryfikacji upoważnień, procedur bezpieczeństwa danych, zasad korzystania ze sprzętu służbowego oraz organizacyjnego rozdzielenia dokumentacji medycznej od prywatnych nośników, komunikatorów lub niekontrolowanych kanałów przekazywania zdjęć.

Podmiot opieki długoterminowej musi opracować w formie pisemnej i wdrożyć tryb postępowania w łagodzeniu bólu. Tryb ten powinien obejmować sposób oceny natężenia i lokalizacji bólu, dobór metod łagodzenia bólu, zasady monitorowania skuteczności postępowania oraz dokumentowanie działań podejmowanych wobec pacjenta. Za monitorowanie i zmianę trybu postępowania w łagodzeniu bólu odpowiadają odpowiednio lekarz prowadzący w podmiocie stacjonarnej opieki długoterminowej, lekarz sprawujący opiekę nad pacjentem w przypadku opieki innej niż stacjonarna oraz pielęgniarka udzielająca świadczeń opieki długoterminowej – w zakresie posiadanych kompetencji. Tryb postępowania w łagodzeniu bólu i jego zmiany powinny być uzgadniane z pacjentem, a gdy pacjent jest niezdolny do wyrażenia woli – z jego osobą bliską. Takie uzgodnienie również powinno znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji medycznej.

Standard organizacyjny wyraźnie akcentuje sposób komunikowania się z pacjentem. Organizacja udzielania świadczeń ma zapewniać pacjentowi podmiotowość adekwatną do jego stanu zdrowia, komunikację opartą na empatii i szacunku, zachowanie form grzecznościowych oraz unikanie infantylizacji wypowiedzi.

Obowiązek informowania pacjenta wynikający ze standardu należy stosować łącznie z ustawowym prawem pacjenta do informacji. Oznacza to, że komunikacja z pacjentem nie może ograniczać się do ogólnego omówienia planu opieki. Powinna obejmować przystępne przekazanie informacji o stanie zdrowia, rozpoznaniu, proponowanych i możliwych metodach diagnostycznych i leczniczych, następstwach ich zastosowania albo zaniechania, wynikach leczenia oraz rokowaniu — w zakresie odpowiadającym udzielanym świadczeniom i kompetencjom osoby wykonującej zawód medyczny.

Standard nakłada na podmiot obowiązek obserwacji i oceny ryzyka występowania przemocy i zaniedbania wobec pacjenta oraz podejmowania przewidzianych prawem działań w przypadku podejrzenia przemocy. Nie powinno to pozostać wyłącznie ogólną deklaracją w dokumentach placówki. Procedura dotycząca przemocy i zaniedbania powinna określać sposób obserwacji pacjenta, dokumentowania podejrzeń, eskalacji sprawy do osoby odpowiedzialnej w podmiocie oraz podejmowania dalszych działań. W szczególności należy rozstrzygnąć, kiedy personel powinien uruchomić działania ochronne, zawiadomić odpowiednie organy lub zastosować inne ścieżki postępowania, z uwzględnieniem tajemnicy zawodowej, praw pacjenta i obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podmioty stacjonarnej opieki długoterminowej, czyli zakłady opiekuńczo-lecznicze i zakłady pielęgnacyjno-opiekuńcze, powinny dodatkowo zweryfikować rozwiązania organizacyjne dotyczące pobytu pacjenta w placówce. Standard przewiduje m.in. obowiązek ustalenia i wdrożenia procedury przekazywania pacjenta do innego podmiotu leczniczego, gdy pacjent wymaga świadczeń zdrowotnych, których dany podmiot nie jest w stanie zabezpieczyć i zapewnić. Procedura powinna obejmować m.in. wybór podmiotu, uzgodnienie gotowości przyjęcia pacjenta, uzyskanie wymaganej zgody, przygotowanie i udostępnienie dokumentacji medycznej, postępowanie z rzeczami osobistymi pacjenta oraz poinformowanie osób bliskich i opiekunów faktycznych.

Kierownik podmiotu stacjonarnej opieki długoterminowej powinien także ustalić i wdrożyć procedurę przekazywania pacjenta do placówki całodobowej opieki niebędącej podmiotem leczniczym.

W przypadku podmiotów stacjonarnych istotne znaczenie mają również:

• uwzględnienie w regulaminie organizacyjnym sytuacji wymagających udzielenia wsparcia osobie ze szczególnymi potrzebami;
• zapewnienie możliwości porozumiewania się z pacjentami z trudnościami komunikacyjnymi, w tym osobami obcojęzycznymi oraz osobami z niepełnosprawnością słuchu lub mowy — jeżeli podmiot spełnia przesłanki określone w przepisach o dostępności;
• zapewnienie sprawnie działającego systemu przywoławczego w salach pacjentów, łazienkach i toaletach;
• ustalenie i wdrożenie trybu postępowania dotyczącego stosowania przymusu bezpośredniego oraz form zabezpieczenia lub unieruchomienia ograniczających poruszanie się pacjenta w celu ograniczenia ryzyka obrażeń lub upadków;
• zapewnienie osobom bliskim i opiekunom faktycznym możliwości uczestniczenia w sprawowaniu opieki nad pacjentem.

Podmiot stacjonarnej opieki długoterminowej powinien ustalić i wdrożyć tryb postępowania dotyczący stosowania przymusu bezpośredniego oraz form zabezpieczenia lub unieruchomienia ograniczających poruszanie się pacjenta. Nie oznacza to jednak swobody w tworzeniu własnych, szerszych podstaw stosowania przymusu. Procedura wewnętrzna musi respektować ograniczenia wynikające z przepisów prawa, w szczególności z ustawy o ochronie zdrowia psychicznego i regulacji dotyczących stosowania przymusu bezpośredniego. Jej zadaniem jest uporządkowanie sposobu działania personelu, dokumentowania, nadzoru i oceny zasadności zastosowanych środków w sytuacjach prawnie dopuszczalnych, a nie tworzenie nowych przesłanek ograniczania swobody pacjenta.

• 25 kwietnia 2026 r. – wejście w życie rozporządzenia.

• 31 sierpnia 2026 r. – ostateczny termin dostosowania działalności do wymagań określonych w standardzie organizacyjnym opieki zdrowotnej.

Po tej dacie podmioty objęte rozporządzeniem powinny być przygotowane do wykazania, że ich organizacja świadczeń, dokumentacja, procedury, plan opieki długoterminowej i codzienna praktyka działania odpowiadają wymaganiom standardu.

Niedostosowanie działalności do standardu organizacyjnego nie powinno być traktowane wyłącznie jako ryzyko formalne lub dokumentacyjne. Standard organizacyjny jest elementem warunków wykonywania działalności leczniczej w zakresie objętym rozporządzeniem.

Jeżeli naruszenia będą miały charakter istotny albo rażący, mogą prowadzić nie tylko do zaleceń pokontrolnych, lecz także do dalej idących konsekwencji przewidzianych w ustawie o działalności leczniczej, w tym działań organu prowadzącego rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą. W przypadkach kwalifikowanych brak zgodności z warunkami wykonywania działalności może skutkować nawet wykreśleniem wpisu z rejestru. Ryzyko dotyczy również relacji z NFZ – w przypadku świadczeń finansowanych ze środków publicznych. Fundusz może oceniać realizację świadczeń przez pryzmat obowiązujących przepisów, standardów organizacyjnych, dokumentacji medycznej i warunków umowy.

Naruszenie standardu może mieć także znaczenie w sporach cywilnych. Jeżeli pacjent dozna szkody, brak wdrożenia standardu, brak właściwego planu opieki, niewłaściwa profilaktyka odleżyn, błędy w monitorowaniu bólu, odżywienia lub nawodnienia mogą być wykorzystywane jako argument za istnieniem winy organizacyjnej podmiotu leczniczego.

Samo wejście w życie rozporządzenia nie oznacza automatycznego obowiązku aneksowania każdej umowy z NFZ. Nie zmienia to jednak faktu, że świadczenia powinny być realizowane zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i standardami organizacyjnymi. Podmiot powinien więc sprawdzić, czy nowe wymagania wpływają na sposób realizacji świadczeń, dokumentację, procedury wewnętrzne, organizację pracy personelu, sprawozdawczość lub dokumenty przekazywane Funduszowi. W razie wątpliwości konieczna może być aktualizacja dokumentów organizacyjnych albo uzgodnienie sposobu dalszej realizacji umowy z właściwym oddziałem NFZ.

Podmioty objęte nowym standardem powinny niezwłocznie przeprowadzić audyt organizacji świadczeń opieki długoterminowej. Weryfikacji wymagają w szczególności procedury wewnętrzne, dokumentacja medyczna, plan opieki długoterminowej, zasady monitorowania stanu pacjenta, profilaktyka odleżyn, ocena odżywienia i nawodnienia, tryb postępowania w łagodzeniu bólu, edukacja zdrowotna oraz sposób dokumentowania czynności wykonywanych wobec pacjenta.

W podmiotach stacjonarnych audyt powinien objąć także procedury przekazywania pacjenta do innego podmiotu lub placówki całodobowej opieki, regulamin organizacyjny, system przywoławczy, rozwiązania dotyczące osób ze szczególnymi potrzebami oraz zasady komunikacji z pacjentami z trudnościami komunikacyjnymi.

Placówka powinna dodatkowo zweryfikować procedury dotyczące zgody pacjenta, podawania leków w postaci ułatwiającej przyjęcie, fotograficznej dokumentacji odleżyn, ochrony danych osobowych, przemocy i zaniedbania, przymusu bezpośredniego oraz komunikacji z pacjentem i jego osobami bliskimi.

Warto wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wdrożenie zmian, przygotować harmonogram dostosowawczy do 31 sierpnia 2026 r., uporządkować wzory dokumentacji oraz przeszkolić personel z nowych zasad organizacji świadczeń, komunikacji z pacjentem, dokumentowania edukacji zdrowotnej, profilaktyki odleżyn i postępowania w łagodzeniu bólu.