Od 1 listopada szpitale będą raportować obecność personelu do NFZ

Nowy obowiązek wynika z rozporządzenia Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 r. zmieniającego ogólne warunki umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Nowelizacja dodaje do załącznika do rozporządzenia § 6a, który określa zakres raportowanych informacji oraz termin ich przekazywania. Rozszerza również katalog naruszeń, za które NFZ może nałożyć karę umowną.

Obowiązek dotyczy świadczeniodawców udzielających świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne. W zestawieniu trzeba uwzględnić personel medyczny, który udziela świadczeń w ramach umowy z NFZ na leczenie szpitalne i został zgłoszony Funduszowi w harmonogramie realizacji tej umowy. Chodzi o harmonogram określający, kto, gdzie i w jakich godzinach ma udzielać świadczeń. Raport obejmie zarówno pracowników etatowych, jak i osoby na kontraktach, jeżeli zostały ujęte w tym harmonogramie.

Miesięczne zestawienie ma zawierać informacje o dniach oraz godzinach rozpoczęcia i zakończenia obecności w miejscu udzielania świadczeń. Placówka powinna zatem zapewnić dostęp do danych odzwierciedlających faktyczną obecność personelu. Zestawienia należy przekazywać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu udzielania świadczeń. Ministerstwo Zdrowia wskazało, że pierwszy raport, za listopad 2026 r., trzeba przekazać do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ do 20 grudnia 2026 r. Dane do niego należy gromadzić od początku listopada.

Rozporządzenie przewiduje przekazywanie zestawień przez przeznaczone do tego serwisy internetowe lub usługi informatyczne. Resort zdrowia wskazał dwie drogi realizacji obowiązku:

• wprowadzanie wymaganych danych w Portalu SZOI/Portalu Świadczeniodawców,
• wymianę danych między systemem świadczeniodawcy a systemem oddziału wojewódzkiego NFZ.

NFZ opublikował 21 października 2026 r. komunikat dotyczący raportu obecności osoby personelu oraz dokumentację formatu XML CZPR w wersji 1.0.2. Osoby odpowiedzialne za sprawozdawczość i obsługę informatyczną powinny sprawdzić te materiały przed przygotowaniem pierwszego zestawienia.

Dla dyrektora szpitala nowy obowiązek oznacza konieczność ustalenia, kto zbiera dane, kto sprawdza ich kompletność i kto odpowiada za wysłanie raportu. Warto objąć tym podziałem zadań oddziały, kadry, osoby rozliczające kontrakt z NFZ i administratorów systemów.

Przed 1 listopada warto również:

• sprawdzić, czy ewidencja obejmuje wszystkie osoby podlegające raportowaniu, również pracujące na kontraktach;
• ustalić źródło informacji o faktycznych godzinach obecności;
• określić zasady wyjaśniania rozbieżności i zatwierdzania korekt;
• wyznaczyć wewnętrzne terminy przekazywania danych z oddziałów;
• sprawdzić przygotowanie oprogramowania do obsługi zestawienia;
• ustalić sposób zachowywania potwierdzeń wysyłki.

Nowelizacja dodaje niewykonanie obowiązku raportowania obecności personelu do katalogu naruszeń objętych karą do 2% kwoty zobowiązania wynikającego z umowy za każde stwierdzone naruszenie. Zastosowanie tej sankcji wymaga zastrzeżenia kar umownych w umowie oraz wystąpienia przyczyn leżących po stronie świadczeniodawcy. Podstawą obliczenia kary jest kwota zobowiązania w okresie rozliczeniowym, którego dotyczą stwierdzone naruszenia. Przy ustalaniu jej wysokości uwzględnia się również rodzaj i wagę nieprawidłowości. Nałożone kary podlegają sumowaniu, a ich łączna wysokość nie może przekroczyć 4% kwoty zobowiązania wynikającego z umowy dla okresu rozliczeniowego, którego dotyczyły naruszenia.