Ewidencja obecności lekarzy w szpitalu – jak przygotować się do nowych obowiązków raportowych?

Od 1 listopada 2026 r. wejdzie w życie rozporządzenie Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1137), które wprowadza obowiązek comiesięcznego raportowania obecności personelu medycznego do Narodowego Funduszu Zdrowia. Nowe wymagania dotyczą świadczeniodawców realizujących leczenie szpitalne, we wszystkich zakresach tego rodzaju świadczeń. Raportowaniem zostaną objęte osoby wykonujące zawody medyczne, które udzielają tych świadczeń i są wskazane w harmonogramach pracy – a więc nie wyłącznie lekarze.

Zgodnie z nowymi przepisami szpitale będą zobowiązane do przekazywania zestawienia zawierającego:

• dzień obecności pracownika medycznego w miejscu udzielania świadczeń,
• godzinę rozpoczęcia obecności,
• godzinę zakończenia obecności.

Dane należy przekazywać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu udzielania świadczeń. Pierwsze zestawienie, dotyczące listopada 2026 r., trzeba będzie przesłać do 20 grudnia 2026 r. Ministerstwo Zdrowia wskazuje dwa sposoby raportowania: ręczne wprowadzanie danych w Portalu SZOI lub Portalu Świadczeniodawców oraz elektroniczną wymianę danych między systemem szpitalnym a systemem NFZ. Nowy obowiązek dotyczy dokumentowania rzeczywistej obecności personelu, a nie wyłącznie planowanych grafików. Ma ułatwić NFZ weryfikację realizacji świadczeń i rozliczeń finansowanych ze środków publicznych.

Harmonogram pracy lekarza określa planowane godziny udzielania świadczeń, ale nie potwierdza jego faktycznej obecności w szpitalu. Lekarz może rozpocząć dyżur później, zakończyć go wcześniej lub pracować w innych godzinach niż pierwotnie ustalono. Nowe obowiązki raportowe wymagają więc od placówek zestawienia planowanych grafików z rzeczywistymi godzinami obecności personelu. Szczególnym wyzwaniem jest ewidencja lekarzy kontraktowych, którzy mogą realizować kilka umów, pracować na różnych oddziałach i podlegać odmiennym zasadom rozliczeń niż pracownicy etatowi. Jeżeli dane o ich obecności są gromadzone w papierowych listach, arkuszach Excel lub niezależnych systemach, pojawiają się problemy takie jak:

• rozbieżności między harmonogramem a zarejestrowanymi godzinami obecności,
• trudności z przypisaniem obecności lekarza do właściwego kontraktu lub oddziału,
• brakujące wpisy i błędy przy ręcznym przepisywaniu danych,
• czasochłonne przygotowywanie miesięcznych zestawień i wyjaśnianie niezgodności.

Dla administracji szpitala oznacza to konieczność weryfikowania informacji pochodzących z kilku źródeł, często w krótkim czasie przed terminem raportowania. Dlatego istotna jest jednolita ewidencja, która umożliwia odtworzenie historii obecności konkretnego lekarza, sprawdzenie wprowadzonych korekt oraz przygotowanie wiarygodnych danych na potrzeby NFZ, audytów i wewnętrznych rozliczeń.

Przygotowanie do nowych obowiązków raportowych warto rozpocząć od uporządkowania danych o personelu medycznym. Szpital powinien zweryfikować aktualność informacji o lekarzach, ich umowach, stanowiskach, przypisaniu do oddziałów oraz okresach obowiązywania kontraktów. Szczególnej uwagi wymagają osoby realizujące kilka umów w tej samej placówce, ponieważ ich obecność musi być prawidłowo powiązana z właściwymi jednostkami organizacyjnymi.

Kolejnym krokiem jest ustalenie jednolitych zasad rejestrowania obecności. W tym celu warto:

• wyznaczyć punkty rejestracji – określić, gdzie lekarze będą potwierdzać rozpoczęcie i zakończenie obecności, np. przy wejściach na oddziały,
• przypisać rejestracje do właściwych umów – uwzględnić sytuacje, w których jeden lekarz pracuje na kilku kontraktach lub w różnych oddziałach,
• opracować procedurę korekt – wskazać osoby odpowiedzialne za wyjaśnianie brakujących rejestracji, rozbieżności z harmonogramem i zatwierdzanie zmian,
• ustalić harmonogram raportowania – wyznaczyć terminy wewnętrznej weryfikacji danych i osoby odpowiedzialne za przygotowanie oraz przekazanie miesięcznego zestawienia,
• zaplanować integrację z systemem szpitalnym – umożliwić przekazywanie zarejestrowanych danych do oprogramowania wykorzystywanego przez administrację, bez konieczności ręcznego przepisywania informacji.

Przykładowo lekarz może realizować jeden kontrakt na oddziale chirurgii, a drugi na oddziale ratunkowym. W takim przypadku samo zarejestrowanie wejścia do szpitala nie wystarczy do prawidłowego przypisania obecności do obu umów. System powinien umożliwiać rozróżnienie rejestracji związanych z poszczególnymi kontraktami i oddziałami, zgodnie z przyjętym sposobem ewidencji. Przed rozpoczęciem raportowania warto również przetestować cały proces na danych z wybranego okresu: porównać rejestracje z harmonogramami, zweryfikować przypisanie obecności do lekarzy i oddziałów oraz sprawdzić poprawność danych przekazywanych do systemu szpitalnego. Umożliwi to wykrycie błędów organizacyjnych i technicznych jeszcze przed przygotowaniem pierwszego obowiązkowego zestawienia.

Elektroniczna ewidencja obecności jest przydatna w szpitalach, w których lekarze pracują na różnych zasadach zatrudnienia i realizują obowiązki na kilku oddziałach. Z myślą o takich placówkach UNICARD Systems opracował UniKD Pro – rozwiązanie do rejestracji obecności lekarzy kontraktowych oraz zatrudnionych na umowę o pracę, oparte na systemie kontroli dostępu UniKD. System rejestruje zdarzenia wejścia i wyjścia, przypisując je do konkretnego lekarza, umowy oraz oddziału. Obsługuje również sytuacje, w których jedna osoba realizuje kilka kontraktów o różnych okresach obowiązywania. Dzięki temu administracja szpitala może analizować obecność lekarzy w powiązaniu z ich miejscem pracy i warunkami zatrudnienia.

Istotną funkcją UniKD Pro jest możliwość integracji z systemami szpitalnymi, takimi jak InfoMedica. Do dalszej weryfikacji i rozliczeń mogą być przekazywane m.in.:

• dzień obecności lekarza,
• godzina rozpoczęcia i zakończenia obecności,
• kontrakt lub oddział powiązany z rejestracją.

Integracja ogranicza konieczność ręcznego przepisywania danych i ułatwia przygotowywanie zestawień przez administrację. Historia rejestracji może również służyć do wyjaśniania rozbieżności, weryfikacji rozliczeń i przygotowywania dokumentacji na potrzeby kontroli.