PESEL i PWZ personelu do NFZ. Nowy obowiązek od 1 listopada 2026 r.

Do rozporządzenia Ministra Zdrowia z 26 czerwca 2019 r. dotyczącego informacji przetwarzanych i przekazywanych przez świadczeniodawców dodano § 3 ust. 11. Przepis zobowiązuje świadczeniodawcę do gromadzenia i przekazywania NFZ informacji identyfikujących personel udzielający świadczeń opieki zdrowotnej na podstawie umowy z Funduszem. W praktyce oznacza to konieczność sprawdzenia dwóch elementów: czy placówka ma wymagane dane oraz czy są one prawidłowo przekazywane Funduszowi. Samo przechowywanie numerów w dokumentacji kadrowej nie wyczerpuje obowiązku określonego w nowym przepisie.

Adresatem obowiązku jest świadczeniodawca realizujący umowę z NFZ. Dla ustalenia zakresu obowiązku znaczenie ma to, czy dana osoba udziela świadczeń objętych umową z Funduszem. Przepis nie uzależnia przekazywania danych od zatrudnienia na umowę o pracę. Przy przeglądzie personelu trzeba więc uwzględnić również osoby współpracujące na innych podstawach, jeżeli uczestniczą w udzielaniu świadczeń w ramach kontraktu z NFZ.

Regulacja nie ustanawia natomiast obowiązku przekazywania identyfikatorów wszystkich osób zatrudnionych w placówce. Sam fakt pracy w administracji, księgowości czy rejestracji nie oznacza objęcia tym przepisem. Obowiązek odnosi się do personelu udzielającego świadczeń opieki zdrowotnej na podstawie umowy z Funduszem.

Zakres informacji należy ustalić według zawodu wykonywanego przez daną osobę.

Placówka nie może dowolnie wybrać między PESEL a PWZ. W pierwszej grupie wymagane są oba numery. Analogicznie w drugiej grupie PESEL należy przekazywać wraz z identyfikatorem wpisu. Sam PESEL przewidziano dla zawodów, dla których nie przyznaje się żadnego z tych dwóch identyfikatorów zawodowych. Wyjątek dotyczący przekazywania samego numeru PESEL jest powiązany z zasadami identyfikacji danego zawodu. Nie należy go traktować jako rozwiązania na sytuację, w której placówka nie zebrała PWZ lub identyfikatora wpisu konkretnej osoby.

Rozporządzenie odsyła do indywidualnego identyfikatora wpisu do Centralnego Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego, określonego w ustawie z 17 sierpnia 2023 r. o niektórych zawodach medycznych. To identyfikator osoby wykonującej zawód medyczny. Nie należy go mylić z numerem wpisu placówki do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą ani z wewnętrznym numerem pracownika w programie kadrowym. Przy uzupełnianiu danych trzeba ustalić, jaki identyfikator jest właściwy dla zawodu wykonywanego przez daną osobę, a następnie sprawdzić jego zgodność z danymi źródłowymi.

Nowy przepis nie wymaga wysłania 1 listopada osobnej listy personelu. Od tego dnia placówka ma jednak obowiązek gromadzić i przekazywać NFZ wymagane identyfikatory osób udzielających świadczeń w ramach kontraktu. Kierownik powinien więc zlecić osobie obsługującej rozliczenia z Funduszem sprawdzenie, czy dane te są już przekazywane i czy obejmują wszystkie osoby, których dotyczy obowiązek. Jeśli są braki, trzeba je uzupełnić. Jeżeli sposób przesłania danych jest niejasny, należy ustalić go z właściwym oddziałem NFZ. Sam przepis nie wskazuje osobnego formularza ani terminu pierwszej wysyłki – nie daje więc podstaw do wyznaczenia placówkom takiego terminu na 1 listopada.

Przekazywanie identyfikatorów trzeba odróżnić od raportowania rzeczywistej obecności i godzin udzielania świadczeń. Ministerstwo Zdrowia przedstawia te rozwiązania jako element szerszego nadzoru nad realizacją umów. Dane identyfikacyjne mają umożliwiać m.in. wykrywanie sytuacji, w których ta sama osoba jest wykazywana jako udzielająca świadczeń jednocześnie w różnych placówkach. Sam nowy § 3 ust. 11 nie nakazuje jednak przekazywania godzin pracy ani nie ustanawia terminu do 20. dnia miesiąca. Nie należy przenosić do niego terminów i zakresu danych wynikających z odrębnych regulacji dotyczących zestawień obecności. Tak samo obowiązku przekazywania identyfikatorów NFZ nie należy utożsamiać ze zbieraniem danych o wynagrodzeniach na potrzeby AOTMiT. Ministerstwo opisuje zbiórkę danych o wynagrodzeniach jako osobny element zmian.

Poniższe działania są praktyczną rekomendacją organizacyjną służącą wykonaniu nowego obowiązku:

1. Ustal osoby objęte obowiązkiem. Zweryfikuj personel udzielający świadczeń w ramach umów z NFZ, z uwzględnieniem różnych podstaw współpracy.
2. Przypisz właściwy zestaw identyfikatorów. Dla każdej osoby ustal, czy wymagane są PESEL i PWZ, PESEL i identyfikator wpisu, czy sam PESEL.
3. Porównaj dane w używanych systemach. Sprawdź zgodność informacji kadrowych z danymi wykorzystywanymi do obsługi umów i sprawozdawczości NFZ.
4. Wyjaśnij braki i rozbieżności. Zwróć uwagę na brakujące numery, literówki, nieaktualne dane oraz pomylenie identyfikatora zawodowego z numerem wewnętrznym.
5. Potwierdź sposób przekazania danych. Sprawdź aktualne instrukcje NFZ i możliwości używanego oprogramowania. Wątpliwości techniczne wyjaśnij z właściwym oddziałem Funduszu lub dostawcą systemu.
6. Wyznacz osobę odpowiedzialną za aktualizacje. Ustal, kto uzupełnia dane przy rozpoczęciu współpracy, zmianie uprawnień lub zmianie zakresu udzielanych świadczeń.

Przy potwierdzaniu wykonania obowiązku warto zachować dostępne w systemie potwierdzenia przekazania lub przyjęcia danych. Pozwoli to odróżnić samo uzupełnienie pól od skutecznego przekazania informacji Funduszowi.