Dokumentacja medyczna jako załącznik do pozwu – ważny wyrok NSA dla placówek medycznych

Analiza wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 14 października 2026 r., sygn. III OSK 1478/24.

Dokumentacja pacjentki jako dowód w sporze przychodni – tło sprawy

Sprawa rozpoczęła się od skargi pacjentki do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zakwestionowała ona wykorzystanie jej danych przez osobę prowadzącą przychodnię. Dokumentację medyczną zawierającą informacje o jej zdrowiu dołączono do pozwu skierowanego do sądu okręgowego. Z przedstawionego w uzasadnieniu stanowiska organu wynika, że dokumenty przekazano jako przykładową dokumentację medyczną. Pacjentka nie była stroną postępowania sądowego, a spór nie dotyczył jej interesów majątkowych. Okoliczności te miały znaczenie dla oceny, czy wykazanie roszczenia przychodni wymagało ujawnienia danych właśnie tej osoby.

Prezes UODO decyzją z 29 marca 2023 r. udzielił prowadzącej przychodnię upomnienia. Uznał, że wykorzystanie i udostępnienie danych dotyczących zdrowia pacjentki naruszyło art. 9 ust. 1 oraz art. 5 ust. 1 lit. a RODO. Organ wskazał, że przychodnia nie wykazała przesłanki pozwalającej na takie wykorzystanie informacji. Prowadząca placówkę zaskarżyła decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

Stanowisko Prezesa UODO: dochodzenie roszczeń a zakres danych pacjenta

W uzasadnieniu decyzji organ odniósł się m.in. do art. 9 ust. 2 lit. f RODO, dotyczącego przetwarzania niezbędnego do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Według Prezesa UODO samo prowadzenie sporu nie wystarcza, aby uzasadnić wykorzystanie dowolnych informacji o zdrowiu. Potrzebny jest związek między konkretnym roszczeniem a koniecznością posłużenia się określonymi danymi. Organ zakwestionował tę konieczność w odniesieniu do dokumentacji przedstawionej jako przykładowa. Zwrócił również uwagę, że sąd nie zobowiązał przychodni do przedłożenia dokumentacji pacjentki. Był to element argumentacji w tej konkretnej sprawie. Nie należy odczytywać go jako ogólnej zasady, zgodnie z którą dokumentację można przedstawić wyłącznie po otrzymaniu wezwania sądu.

Ocenę organu trzeba wyraźnie odróżnić od stanowiska NSA. To Prezes UODO stwierdził brak podstaw do wykorzystania danych i zastosował upomnienie. Sąd kasacyjny rozstrzygał przede wszystkim, czy WSA błędnie uznał, że w ogóle nie doszło do przetwarzania danych.

Korzyści

Po przeczytaniu artykułu będziesz wiedzieć:

• Dlaczego dołączenie dokumentacji medycznej do pozwu podlega ocenie zgodności z RODO.
• Czym różniły się stanowiska Prezesa UODO, WSA i NSA.
• Co rozstrzygnął NSA, a jakie kwestie pozostawił do ponownego rozpoznania.
• Jak przygotować dokumentację do sporu sądowego, uwzględniając cel dowodowy i zakres danych pacjenta.
• Jak podzielić zadania między kierownika placówki, pełnomocnika, osoby odpowiedzialne za dokumentację i inspektora ochrony danych.