Cyfrowe orzeczenia i dokumentacja w medycynie pracy – nadchodzą duże zmiany

Aktualizacja 17 kwietnia 2026 r.: Badania lekarskie pracowników po nowelizacji: e-orzeczenia, nowe wzory i obowiązki pracodawcy

Projekt rozporządzenia ministra zdrowia z 15 października 2025 r. zakłada cyfryzację orzeczeń lekarskich wydawanych na podstawie Kodeksu pracy. Nowelizacja rozporządzenia z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy wprowadza możliwość wystawiania orzeczeń w formie elektronicznej przechowywanych w Systemie Informacji Medycznej (SIM). 

Dane z orzeczeń będą przekazywane automatycznie do Internetowego Konta Pacjenta (IKP), a pracownik na żądanie otrzyma wydruk podpisany przez lekarza. Forma papierowa będzie dopuszczalna jedynie w przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego. 

Nowe przepisy precyzują także zawartość orzeczeń lekarskich – od oznaczenia podmiotu medycyny pracy, przez identyfikatory dokumentów, po kody kwalifikacji lekarza. Planuje się również wprowadzenie jednolitego systemu symboli określających rodzaj badania, jego wynik oraz ewentualne przeciwwskazania zdrowotne. 

Lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne będzie mógł wydawać zalecenia indywidualne dla osoby badanej, obejmujące także aspekty pozazawodowe, np. dotyczące stylu życia czy profilaktyki chorób przewlekłych. Dokument ten będzie dostępny w formie elektronicznej w IKP, ale nie trafi do pracodawcy. 

Jednocześnie w orzeczeniu lekarskim mają pojawić się zalecenia dla pracodawcy – m.in. dotyczące zapewnienia pracownikowi okularów korygujących wzrok, dostosowania stanowiska pracy czy ograniczenia zagrożeń zawodowych. 

Nowelizacja wprowadzi również zmiany w zakresie postępowania odwoławczego: odwołania od orzeczeń będą kierowane za pośrednictwem jednostki służby medycyny pracy, a nie bezpośrednio przez lekarza. 

Drugi projekt rozporządzenia ministra zdrowia z 15 października 2025 r. dotyczy dokumentacji medycznej służby medycyny pracy. Zmienia on rozporządzenie z 29 lipca 2010 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów.

Z formularza karty badania profilaktycznego usunięto oświadczenie osoby badanej o zrozumieniu treści pytań, które utrudniałoby digitalizację dokumentów. Zastąpiono również tradycyjne pieczęcie i podpisy oznaczeniami elektronicznymi lekarzy oraz osób przeprowadzających badanie. 

Nowy wzór karty zawiera dwie sekcje zaleceń: 

• dla pracodawcy – odnoszące się do warunków pracy, 
• dla pracownika – uwzględniające pozazawodowe aspekty zdrowotne. 

Dokumentacja będzie mogła być prowadzona w formie elektronicznej, co pozwoli zredukować obieg papierowy, uprościć archiwizację i ułatwić przekazywanie informacji między podmiotami. 

Oba projekty wpisują się w inwestycję D1.1.2 „Przyśpieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia” realizowaną w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności. Celem jest pełne ucyfrowienie dokumentacji w medycynie pracy i usprawnienie obiegu informacji między pracownikiem, pracodawcą a jednostkami medycyny pracy. 

Resort zdrowia podkreśla, że wdrożenie elektronicznych orzeczeń i dokumentacji nie będzie miało negatywnego wpływu na przedsiębiorców. Przeciwnie, pozwoli ograniczyć koszty obsługi, zmniejszyć ryzyko fałszerstw i ułatwić wykorzystanie jednego orzeczenia w kilku miejscach pracy. 

Zgodnie z projektami oba rozporządzenia mają wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia. Przez sześć miesięcy po ich wejściu w życie orzeczenia będzie można jeszcze wystawiać według dotychczasowych zasad, aby zapewnić płynne przejście na nowy, cyfrowy system.

Sprawdź: nowelizacja rozporządzenia dotyczącego badań lekarskich pracowników, profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy.