Nowe zasady prowadzenia dokumentacji medycznej od 2026 roku

Opublikowane w Dzienniku Ustaw rozporządzenie ministra zdrowia z 19 grudnia 2025 r. zmienia przepisy dotyczące dokumentacji medycznej obowiązujące od 2020 roku. Nowe regulacje obejmują sposób wypełniania skierowań, zakres danych identyfikujących podmioty lecznicze oraz zasady digitalizacji dokumentacji.

Zmiany są związane z nowelizacją przepisów dotyczących świadczeń finansowanych ze środków publicznych i dostosowują dokumentację do rozwoju centralnej e-rejestracji oraz wymiany danych między systemami informatycznymi w ochronie zdrowia.

Od 2026 roku skierowania będą musiały zawierać więcej informacji. Pojawi się obowiązek wskazania adresu miejsca wystawienia skierowania, numeru umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia oraz dokładnego określenia rodzaju badania, konsultacji lub leczenia według obowiązującej klasyfikacji procedur medycznych.

W dokumentacji trzeba będzie także jasno wskazać rozpoznanie będące powodem wystawienia skierowania oraz rozpoznania współistniejące, zgodnie z obowiązującą klasyfikacją chorób. Celem jest jednoznaczne powiązanie świadczenia z konkretną przyczyną medyczną i ujednolicenie danych w całym systemie.

Rozporządzenie doprecyzowuje również dane identyfikujące placówki medyczne. Dokumentacja będzie musiała zawierać m.in. odpowiednie kody resortowe, numer REGON usługodawcy oraz specjalność komórki organizacyjnej. Wymóg podania numeru telefonu lub adresu e-mail ma ułatwić kontakt między placówkami i instytucjami.

Zmiany mają zapewnić, że dane przekazywane do systemów informatycznych będą spójne i możliwe do automatycznego przetwarzania.

Nowe przepisy umożliwiają przechowywanie kart informacyjnych z leczenia szpitalnego w postaci elektronicznej po ich digitalizacji. Dokumenty te będzie można zapisywać w centralnym systemie obsługiwanym przez Centrum e-Zdrowia.

Rozwiązanie porządkuje zasady archiwizacji dokumentacji, przyspiesza cyfryzację i zwiększa bezpieczeństwo danych pacjentów, a także ich dostępność dla uprawnionych użytkowników.

Zmiany obejmą wszystkie podmioty prowadzące dokumentację medyczną, niezależnie od wielkości placówki. Rozporządzenie zacznie obowiązywać 1 stycznia 2026 r. i ma ułatwić zarządzanie dokumentacją oraz poprawić jakość danych wykorzystywanych w systemie ochrony zdrowia.