Zgłaszanie zakażeń i chorób zakaźnych od 1 lipca 2025 r.: elektroniczne zgłoszenia i koniec papierowych formularzy

Do tej pory zgłoszenia były dokonywane tradycyjnymi metodami – zarówno w postaci papierowej albo jako dokumenty elektroniczne o niewystandaryzowanej strukturze, co utrudniało podawanie przez lekarza danych pacjenta rozszerzonych o dane kliniczne. Obecna sytuacja według resortu zdrowia i w ocenie ekspertów powoduje dodatkowe obciążenia administracyjne, dlatego Ministerstwo Zdrowia planuje wprowadzenie jednolitego, elektronicznego systemu.

Projekt rozporządzenia ministra zdrowia zapowiada znaczące zmiany w sposobie zgłaszania podejrzeń, rozpoznań zakażeń oraz zgonu z powodu zakażenia lub choroby zakaźnej. Akt prawny bazuje na ustawie z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych. Jego celem jest usprawnienie i unowocześnienie procedur administracyjnych w ochronie zdrowia, tak aby przypadki zakażeń i zachorowań – w tym wyniki badań w kierunku biologicznych czynników chorobotwórczych – mogły być szybciej rejestrowane i analizowane.

Nowe przepisy dotyczące zgłaszania podejrzeń i rozpoznań zakażeń przewidują obowiązkowe korzystanie z ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych przesyłanych przez podmioty lecznicze za pośrednictwem systemów teleinformatycznych administrowanych przez Centrum e-Zdrowia – między innymi dostępnych na portal gov.pl. Zmiana w sprawie zgłaszania zakażeń według ministra zdrowia ma na celu przede wszystkim:

• redukcję obciążenia administracyjnego – elektroniczna forma zgłoszeń umożliwi automatyczne pobieranie danych z dokumentacji medycznej pacjenta, usprawniając procesy raportowania oraz eliminując konieczność przekazywania informacji w formie danych w postaci papierowej lub jako pliki edytora tekstu,
• standaryzację przekazywanych informacji – uporządkowanie formy zgłoszeń pozwoli na szybszą analizę epidemiologiczną i precyzyjniejsze prowadzenie rejestrów przypadków zakażeń i zachorowań na chorobę, w tym monitorowanie dodatniego wyniku badania w kierunku biologicznych czynników chorobotwórczych.

Kluczowym elementem projektu jest wprowadzenie nowoczesnych narzędzi, takich jak interfejs programowania aplikacji (API). Dzięki niemu możliwe będzie bezpośrednie przesyłanie zgłoszeń w formie elektronicznej do powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych. System umożliwi dokonywania przez lekarzy zgłoszeń z systemów gabinetowych, obejmujących m.in. przypadki zakażeń wywołanych wirusem SARS-CoV-2.
Rozwiązanie to obejmuje także sytuacje, gdy stan kliniczny pacjenta nie wymaga hospitalizacji – zgłoszenia mogą być dokonane przy jedynie konsultacji lekarskiej w trybie porady ambulatoryjnej lub, w przypadku pacjentów przebywających w warunkach domowych, nawet samodzielnie przez pacjenta w warunkach domowych.

Dzięki zastosowaniu API przekazanie zdarzenia medycznego do systemu informacji medycznej zostanie zautomatyzowane. Informacje te, zbierane przy podawaniu przez lekarza danych, będą przekazywane bezpośrednio do rejestru, prowadzonego w stacjach sanitarno-epidemiologicznych, co umożliwi natychmiastową analizę przez państwowego powiatowego inspektora sanitarnego.

Wdrożenie elektronicznego systemu zgłoszeń przyniesie wymierne korzyści dla pracowników służby zdrowia oraz pacjentów. Dzięki nowym rozwiązaniom:

• zmniejszy się obciążenie administracyjne – lekarze i felczerzy będą mogli skupić się na bezpośredniej opiece nad pacjentem, zamiast tracić czas na ręczne wypełnianie formularzy, które dotychczas mogły być przekazywane w formie dokumentów elektronicznych o niewystandaryzowanej strukturze lub danych w postaci papierowej,
• poprawi się jakość danych – standaryzacja zgłoszeń umożliwi dokładniejszą analizę przypadków zakażeń i zachorowań na chorobę, co jest szczególnie ważne przy badaniach w kierunku biologicznych czynników chorobotwórczych,
• przyspieszy się reakcja systemu zdrowotnego – szybki dostęp do zautomatyzowanych zgłoszeń przekazywanych bezpośrednio do systemu informacji medycznej umożliwi sprawniejsze podejmowanie decyzji, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych, gdy na przykład wynik badania w kierunku biologicznych czynników stanowi kluczową informację.

Projekt rozporządzenia przewiduje okres przejściowy, który umożliwi pełne wdrożenie nowego systemu. Do 30 czerwca 2025 r. zgłoszenia będą nadal możliwe w formie elektronicznej przesyłanej zaszyfrowanym dokumentem oraz tradycyjnie – w postaci papierowej albo jako dokumenty elektroniczne. Od 1 lipca br. zmiany staną się obowiązujące, co oznacza:

• wyłączenie zgłoszeń papierowych – wszystkie zgłoszenia muszą być przekazywane wyłącznie jako ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, eliminując dotychczasowe metody, takie jak wysyłanie plików edytora tekstu,
• obowiązek stosowania API – dzięki transmisji danych przez interfejs API przekazanie zdarzenia medycznego do systemu informacji medycznej będzie realizowane automatycznie, usprawniając proces raportowania.

Taki harmonogram zmian daje producentom oprogramowania medycznego czas na dostosowanie systemów gabinetowych, a placówkom – możliwość przygotowania się do nowej, w pełni zautomatyzowanej procedury.

Nowelizacja rozporządzenia gwarantuje, że wszystkie zmiany są zgodne z przepisami Unii Europejskiej. Projekt nowelizacji zapewnia, że ochrona danych osobowych pozostaje na najwyższym poziomie, a przekazywanie informacji odbywa się zgodnie z normami UE. Dzięki temu, działania związane ze zgłaszaniem przypadków, w tym zgłoszenia dokonywane przez lekarzy oraz przesyłanie zdarzeń medycznego do systemu informacji medycznej, będą bezpieczne i efektywne.

Projekt rozporządzenia z 30 stycznia 2025 r. to ambitna propozycja, mająca na celu unowocześnienie i usprawnienie systemu zgłaszania zakażeń i zachorowań na chorobę. Wdrożenie elektronicznego systemu, opartego na zaawansowanych narzędziach teleinformatycznych administrowanych przez Centrum e-Zdrowia, zmniejszy obciążenia administracyjne po stronie personelu medycznego i umożliwi szybszą reakcję w sytuacjach kryzysowych. Dzięki nowym rozwiązaniom, obejmującym między innymi zgłoszenia będą przekazywane do powiatowych stacji sanitarno-epidemiologicznych w formie elektronicznej polska ochrona zdrowia wkracza w nową erę – erę, w której zdarzenia medycznego do systemu informacji medycznej są rejestrowane w czasie rzeczywistym, a stan kliniczny, który nie wymaga hospitalizacji, często przekłada się na szybką, efektywną konsultację lekarską w trybie porady ambulatoryjnej.

Resort zdrowia podkreśla, że dotychczasowa sytuacja, oparta na danych w postaci papierowej oraz dokumentach elektronicznych o niewystandaryzowanej strukturze, wymagała dodatkowych nakładów pracy – co czyni nowy system niezbędnym. Dzięki wdrożeniu tych rozwiązań przekazanie zdarzenia medycznego do systemu informacji będzie odbywać się sprawnie, nawet gdy badania wykonywane przez personel medyczny wskazują dodatni wynik badania w kierunku biologicznych czynników chorobotwórczych.

Polska ochrona zdrowia, działając zgodnie z rozporządzeniem ministra zdrowia z 10 grudnia 2019 r. oraz późniejszymi aktami, takimi jak te z 2020 roku i 2021 roku, stawia na nowoczesność, efektywność i bezpieczeństwo. Nowe przepisy wdrażane przez Ministerstwo Zdrowia z pewnością zmienią dotychczasowy sposób dokonywania przez lekarzy zgłoszeń, eliminując dotychczasowe utrudnienia i otwierając drogę do szybszego reagowania na wybuchy wirusowych chorób.