Co zmienia się od 1.01.2026 w placówkach medycznych? Pięć tematów istotnych z perspektywy zarządzania

Od 1 stycznia 2026 r. centralna e-rejestracja przechodzi z etapu pilotażowego do obowiązkowego dla określonych zakresów: mammografii, cytologii oraz pierwszej wizyty u kardiologa. Oznacza to konieczność udostępniania terminów w systemie centralnym i obsługi zapisów pacjentów w tym trybie (centralna e-rejestracja w 2026 r.).

Co zmienia się w praktyce działania placówki

Najistotniejsza zmiana dotyczy „zarządzania dostępnością” jako procesu. Centralna e-rejestracja przenosi ciężar z pojedynczych zapisów telefonicznych lub osobistych na stałe utrzymywanie aktualnego obrazu wolnych terminów. W praktyce oznacza to, że:

• harmonogramy przyjęć muszą być prowadzone w sposób systemowy i regularnie aktualizowane,
• zmiany w grafiku (urlopy, dyżury, zmiany organizacji poradni) szybciej przekładają się na konieczność korekt dostępności,
• niespójność między kanałami (rejestracja telefoniczna, rejestracja osobista, kanał cyfrowy) staje się widoczna natychmiast i obciąża rejestrację dodatkowymi wyjaśnieniami.

Warto też przyjąć, że mechanizm ma charakter etapowy i będzie dalej rozwijany w 2026 r., co przemawia za wprowadzaniem standardów, które łatwo rozszerzać na kolejne świadczenia.

Rekomendacje dla zarządzających na styczeń 2026

W styczniu kluczowe są decyzje organizacyjne, które stabilizują pracę z terminami:

• wskazanie roli odpowiedzialnej za zarządzanie harmonogramami przyjęć dla świadczeń objętych centralną e-rejestracją, w tym kto zatwierdza, kto publikuje, kto odpowiada za zmiany,

• ustanowienie minimalnego standardu aktualizacji dostępności jak częstotliwość, tryb, zasada „źródła prawdy” dla terminów,

• ujednolicenie komunikacji do pacjentów w różnych kanałach, tak aby rejestracja nie musiała korygować sprzecznych informacji.

Od pierwszego dnia nowego roku obowiązuje prowadzenie i obsługa w EDM nowych dokumentów: Karty Medycznych Czynności Ratunkowych (KMCR) oraz Karty Medycznej Lotniczego Zespołu Ratownictwa Medycznego (KMLZRM).

Co zmienia się w praktyce działania szpitala

Zmiana nie dotyczy wyłącznie „dokumentowania”. W ujęciu organizacyjnym kluczowe jest to, że w obiegu informacji klinicznej pojawia się kolejny element, który powinien być dostępny w odpowiednim momencie procesu przyjęcia pacjenta (SOR/IP lub inne obszary przyjęciowe). Dla personelu medycznego wartość EDM w tym miejscu wynika z:

• możliwości szybkiego wglądu w czynności wykonane w ZRM i wstępne informacje kliniczne,

• ograniczenia ryzyka powielania działań i nieporozumień w przekazaniu pacjenta,

• standaryzacji informacji przekazywanej między ZRM a szpitalem.

W praktyce największym wyzwaniem nie jest sama „obecność dokumentu”, lecz zapewnienie przewidywalności: gdzie dokument jest widoczny w systemie, kto ma do niego dostęp i jak postępować w sytuacjach, gdy dokument nie jest dostępny w danej chwili.

Rekomendacje dla zarządzających na styczeń 2026

W styczniu warto skoncentrować się na trzech obszarach:

• Weryfikacja ścieżki w HIS/EDM: w którym momencie procesu przyjęcia dokument staje się dostępny, gdzie jest prezentowany i jak jest indeksowany.

• Wprowadzenie krótkiej procedury awaryjnej na poziomie organizacji pracy SOR/IP: co robi personel medyczny i administracyjny, gdy dokument nie jest dostępny lub nie został poprawnie zindeksowany.

• Wyznaczenie odpowiedzialności za monitorowanie problemów.

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowy wykaz leków refundowanych, publikowany w trybie obwieszczeń Ministerstwa Zdrowia. Wprowadza 24 nowe terapie, w tym 9 onkologicznych i 8 dedykowanych chorobom rzadkim. Aktualizacja listy ma bezpośrednie skutki organizacyjne i finansowe, zwłaszcza w obszarze farmakoterapii szpitalnej, programów lekowych oraz planowania zakupów. 

Co zmienia się w praktyce po stronie podmiotów leczniczych

W podmiotach wykonujących świadczenia szpitalne i w placówkach realizujących programy lekowe aktualizacja wykazu refundacyjnego wymaga działania w kilku obszarach:

• planowanie zakupów, w tym ocena ryzyka braków i terminów dostaw,

• wpływ na budżet – zmiany mogą dotyczyć zarówno kosztów, jak i sposobu prowadzenia terapii,

• komunikacja kliniczna w tym informacja do oddziałów/poradni o tym, co się zmienia i jak postępować w praktyce.

W praktyce problemem rzadko jest brak wiedzy, że lista się zmieniła. Najczęściej trudność polega na tym, że informacja dociera do różnych części organizacji niespójnie, co generuje równoległe interpretacje i presję na szybkie decyzje bez przygotowania.

Rekomendacje dla zarządzających na styczeń 2026

• Ustalić rolę odpowiedzialną za analizę zmian w wykazie i standard raportowania do dyrekcji medycznej i finansowej.

• Zaplanować ujednoliconą komunikację do oddziałów/poradni, aby ograniczyć rozbieżne interpretacje i ad hoc zamówienia.

Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł, a minimalna stawka godzinowa 31,40 zł.

Co zmienia się w praktyce w budżecie placówki

Jeśli istotna część kosztów pracy jest „pośrednia”, ponieważ znajduje się w usługach kontraktowanych, wzrost minimalnych stawek zwykle przekłada się na:

• renegocjacje kontraktów usługowych takich jak m.in. sprzątanie, ochrona, żywienie, call center/rejestracja, transport, część wsparcia technicznego,

• presję kosztową w trakcie roku budżetowego zwłaszcza przy kontraktach bez precyzyjnych zasad waloryzacji,

• ryzyko pogorszenia jakości usług, jeżeli wykonawca ogranicza zasoby w odpowiedzi na koszty.

Rekomendacje dla zarządzających na styczeń 2026

• Przeprowadzić przegląd umów usługowych o największej wartości lub największym udziale pracy ludzkiej (waloryzacja, terminy, zasady zmiany wynagrodzenia).

• Przygotować orientacyjny wpływ kosztowy chociażby w formie przedziałów, aby prowadzić rozmowy z wykonawcami w oparciu o dane, a nie wyłącznie o deklaracje.

• Ustalić ścieżkę zatwierdzania zmian w umowach i sposób dokumentowania decyzji, szczególnie w jednostkach o sformalizowanych procedurach zakupowych.

Zgodnie z komunikatami rządowymi, od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem korespondencji, a ePUAP zachowuje skuteczność tylko w przypadkach przewidzianych przepisami szczególnymi. Dodatkowo harmonogram i zasady dotyczące adresu do e-Doręczeń są opisywane w serwisach rządowych (m.in. biznes.gov.pl).

Co zmienia się w praktyce po stronie placówki

Zmiana ma charakter administracyjny, ale jej konsekwencje są organizacyjne. W wielu placówkach obieg pism był dotąd rozproszony: część spraw obsługiwał sekretariat, część księgowość, część zamówienia publiczne, a część prawnicy. W warunkach e-Doręczeń rośnie znaczenie:

• jednoznacznej odpowiedzialności za odbiór i rejestrację korespondencji,

• sprawnego przekazywania pism do właściwych komórek,

• kontroli terminów i statusów spraw.

Rekomendacje dla zarządzających na styczeń 2026

• Wyznaczyć role odpowiedzialne za dostęp do skrzynki e-Doręczeń oraz zastępstwa (z perspektywy ciągłości – co najmniej dwie osoby),

• Wdrożyć prosty standard czasu reakcji w obiegu korespondencji (np. odbiór i rejestracja w dniu wpływu, przekazanie do właściwej komórki w określonym terminie),

• Wprowadzić rejestr spraw (nawet prosty), który umożliwia śledzenie, gdzie znajduje się pismo i kto odpowiada za odpowiedź.

Pięć opisanych obszarów łączy wspólny mianownik: wymagają one nie tylko zapoznania się z regulacją lub komunikatem, ale przede wszystkim przełożenia zmiany na procesy, role i standardy działania w placówce.

• Centralna e-rejestracja wprowadza obowiązek utrzymywania aktualnej dostępności terminów w systemie centralnym dla określonych świadczeń.

• Nowe dokumenty EDM (KMCR i KMLZRM) zmieniają obieg informacji na styku ratownictwa i szpitala oraz wymagają gotowości procesowej w SOR/IP.

• Zmiany refundacyjne od 1 stycznia wpływają na politykę lekową, zakupy i komunikację kliniczną.

• Wzrost minimalnych stawek pracy przekłada się na koszty usług i renegocjacje kontraktów, co wymaga analizy umów i przygotowania danych kosztowych.

• e-Doręczenia zmieniają standard korespondencji z administracją i wymagają uporządkowanego obiegu pism oraz kontroli terminów.

 Fot. Vitaley Gariev / Unsplash.com