Centralna elektroniczna rejestracja – nowe wyzwania dla menedżerów placówek medycznych

Zgodnie z projektowanymi przepisami placówki medyczne będą miały obowiązek wdrożenia centralnej elektronicznej rejestracji (CER). Termin wyniesie 30 dni od dnia udostępnienia harmonogramów w systemie, co oznacza, że placówki będą miały na to miesiąc od wprowadzenia rozwiązań w systemie teleinformatycznym.

System CER ma na celu zintegrowanie procesów rejestracji w jednym, centralnym miejscu, umożliwiając łatwiejszy dostęp do świadczeń.  

Jednym z głównych zadań dla menedżerów placówek medycznych będzie aktualizacja harmonogramów przyjęć w systemie teleinformatycznym. Wymóg ten wiąże się z koniecznością bieżącego udostępniania dostępnych terminów świadczeń, co ma na celu uproszczenie procesu rejestracji i skrócenie czasów oczekiwania dla pacjentów.

Ponadto menedżerowie będą zobowiązani do prowadzenia tzw. centralnego wykazu oczekujących, co oznacza, że dane pacjentów oczekujących na świadczenia będą gromadzone w jednym systemie, a kolejność świadczenia usług będzie ustalana na podstawie zgłoszeń elektronicznych.

Wprowadzenie centralnej rejestracji wiąże się z ryzykiem technicznym i organizacyjnym. W przypadku awarii systemu lub opóźnień w aktualizacji harmonogramów mogą pojawić się problemy z dostępnością terminów, co wpłynie na zadowolenie pacjentów. Dodatkowo błędy w zarządzaniu danymi pacjentów mogą prowadzić do kar finansowych lub utraty zaufania do placówki.

Z tego powodu należy zwrócić szczególną uwagę na bezpieczeństwo danych pacjentów. Przetwarzanie informacji o pacjentach musi odbywać się zgodnie z przepisami ochrony danych osobowych, co wymaga odpowiedniego przygotowania personelu i systemów informatycznych.

Nowe regulacje to również szanse. Wdrożenie centralnej elektronicznej rejestracji może poprawić organizację pracy placówek medycznych, skracając czas oczekiwania na świadczenia i umożliwiając łatwiejsze zarządzanie terminami. Dzięki temu placówki mogą zwiększyć swoją efektywność i lepiej odpowiadać na potrzeby pacjentów.

Ponadto świadczeniodawcy, którzy wdrożą system w wymaganym terminie, mogą liczyć na dofinansowanie z Narodowego Funduszu Zdrowia. Jest to doskonała okazja do poprawy infrastruktury teleinformatycznej placówki, co z kolei może poprawić jakość świadczonych usługo świadczeniach.

Menedżerowie placówek medycznych powinni podjąć kilka kluczowych działań, aby skutecznie wdrożyć centralną elektroniczną rejestrację (CER) i dostosować swoje placówki do nowych przepisów. Oto szczegółowy przegląd niezbędnych kroków:

1. Zaktualizowanie systemów teleinformatycznych

Pierwszym krokiem jest dostosowanie systemów informatycznych placówki do wymagań związanych z centralną elektroniczną rejestracją. Należy zintegrować systemy z centralnym systemem rejestracji, co pozwoli na automatyczne przesyłanie harmonogramów przyjęć do systemu oraz udostępnianie dostępnych terminów świadczeń. Aktualizacja powinna obejmować także pełną kompatybilność z centralnym wykazem oczekujących, umożliwiając płynne przesyłanie danych o pacjentach i ich statusie w systemie. To kluczowy element w zapewnieniu zgodności z przepisami i zapewnieniu płynnej rejestracji pacjentów.

2. Szkolenie personelu

Wdrożenie CER wymaga również odpowiedniego przeszkolenia personelu. Ważne jest, aby wszystkie osoby odpowiedzialne za rejestrację pacjentów i obsługę systemów informatycznych były dobrze przygotowane do nowych obowiązków. Szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty techniczne (obsługa nowego systemu), jak i zmiany w procedurach związanych z obsługą pacjentów. Pracownicy powinni być świadomi nowych zasad związanych z zapisami na świadczenia, monitorowaniem terminów oraz sposobami przekazywania i przetwarzania danych pacjentów.

3. Monitorowanie terminów

Kolejnym kluczowym krokiem jest systematyczne monitorowanie terminów udzielania świadczeń. Menedżerowie placówek medycznych powinni wdrożyć procedury, które zapewnią, że wszelkie zmiany w harmonogramach przyjęć będą na bieżąco aktualizowane w systemie. Oznacza to konieczność ścisłego nadzoru nad wolnymi terminami oraz dostosowywania dostępności świadczeń w odpowiedzi na zmiany wynikające z rezygnacji pacjentów lub innych okoliczności. Wszelkie opóźnienia lub błędy w aktualizowaniu harmonogramów mogą prowadzić do nieporozumień z pacjentami i zaburzenia płynności rejestracji.

4. Zapewnienie bezpieczeństwa danych

Ostatni, ale równie ważny krok to wdrożenie odpowiednich procedur ochrony danych osobowych. W ramach CER placówki medyczne będą przetwarzać wrażliwe dane pacjentów, które muszą być odpowiednio chronione przed nieuprawnionym dostępem. Należy zadbać o pełną zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, zarówno w zakresie przechowywania, jak i przesyłania danych w systemach teleinformatycznych. Ochrona danych osobowych pacjentów nie tylko zapewnia ich bezpieczeństwo, ale również zmniejsza ryzyko prawnych konsekwencji związanych z niezgodnym z prawem przetwarzaniem informacji.

Dzięki wdrożeniu tych czterech kluczowych kroków placówki medyczne będą w stanie skutecznie dostosować się do wymagań nowej ustawy, poprawić efektywność obsługi pacjentów i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.