Rejestr wynagrodzeń medyków coraz bliżej. Co placówka powinna sprawdzić w danych kadrowo-płacowych

Dla placówek medycznych oznacza to konieczność uporządkowania danych kadrowo-płacowych, kontraktów, form zatrudnienia oraz zasad dostępu do informacji o wynagrodzeniach.

Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy o działalności leczniczej. Projekt przewiduje, że Minister Zdrowia, Narodowy Fundusz Zdrowia oraz Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji będą mogły pozyskiwać dokładniejsze dane o wynagrodzeniach pracowników medycznych.

Kluczowa zmiana polega na tym, że dane o wynagrodzeniach będą mogły zostać przypisane do konkretnej osoby na podstawie numeru PESEL lub numeru prawa wykonywania zawodu. Ma to pozwolić na dokładniejszą analizę kosztów pracy personelu medycznego, struktury zatrudnienia, pracy w wielu miejscach oraz relacji między formą zatrudnienia a faktycznym zaangażowaniem w realizację świadczeń finansowanych ze środków publicznych.

W praktyce problemem może nie być samo przekazanie danych, ale ich jakość. Błędy w numerach PESEL, brak aktualnych numerów prawa wykonywania zawodu, niespójne nazwy stanowisk, niejednolite przypisanie personelu do komórek organizacyjnych albo brak możliwości połączenia wynagrodzeń wypłacanych tej samej osobie z różnych tytułów mogą utrudnić prawidłowe raportowanie.

Projekt jest szczególnie istotny dla szpitali, ponieważ to one najczęściej mają rozbudowane struktury organizacyjne, różne formy zatrudnienia i duży udział pracy dyżurowej. Nie oznacza to jednak, że temat dotyczy wyłącznie dużych podmiotów.

Znaczenie projektu powinny przeanalizować również przychodnie, poradnie specjalistyczne, podmioty realizujące świadczenia finansowane ze środków publicznych oraz placówki, które zatrudniają personel medyczny na podstawie różnych form współpracy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których jedna osoba wykonuje świadczenia na podstawie umowy o pracę, kontraktu, umowy cywilnoprawnej albo kilku równoległych umów.

Jeżeli dane mają być przypisywane do konkretnej osoby, placówka powinna umieć ustalić, jakie wynagrodzenie wypłacono tej osobie, z jakiego tytułu, za jaki okres i w związku z jakim zakresem świadczeń.

Gromadzenie danych o wynagrodzeniach w podmiotach leczniczych nie jest zupełnie nowym zjawiskiem. AOTMiT już prowadziła proces pozyskiwania danych o wynagrodzeniach osób zatrudnionych w podmiotach leczniczych posiadających umowę z NFZ. Dane te obejmowały m.in. wartość wynagrodzeń pracowników w ramach wszystkich form zatrudnienia, strukturę zatrudnienia oraz wybrane dane finansowe dotyczące funkcjonowania podmiotu.

Projektowana zmiana ma jednak istotne znaczenie praktyczne, ponieważ umożliwia przypisanie danych płacowych do konkretnych pracowników na podstawie numeru PESEL lub numeru prawa wykonywania zawodu. To oznacza przejście z analizy bardziej ogólnej na analizę dokładniejszą – obejmującą konkretne osoby, różne formy zatrudnienia i pracę w wielu miejscach.

Dla placówki oznacza to większą odpowiedzialność za jakość danych źródłowych. Dane kadrowo-płacowe przestają być wyłącznie wewnętrzną informacją działu kadr i księgowości. Stają się elementem szerszej analizy kosztów pracy i finansowania świadczeń zdrowotnych.

Warto potraktować projekt jako sygnał do uporządkowania obszaru kadrowo-płacowego. W pierwszej kolejności dobrze jest zlecić przegląd danych identyfikacyjnych personelu medycznego.

Należy sprawdzić, czy w dokumentacji i systemach znajdują się prawidłowe numery PESEL oraz numery prawa wykonywania zawodu osób, które taki numer posiadają. Dane te powinny być spójne z dokumentacją osobową, umowami, systemem kadrowo-płacowym, ewidencją czasu pracy, systemem rozliczeń oraz dokumentacją dotyczącą osób realizujących świadczenia.

Drugim krokiem powinien być przegląd form zatrudnienia i współpracy. Placówka powinna wiedzieć, które osoby wykonują świadczenia na podstawie umowy o pracę, które na podstawie umów cywilnoprawnych, a które w ramach kontraktów. Warto sprawdzić także, czy ta sama osoba nie występuje w systemach jako kilka odrębnych rekordów, np. raz jako pracownik etatowy, a raz jako kontraktor.

Trzecim obszarem jest możliwość przypisania wynagrodzenia do okresu, komórki organizacyjnej, miejsca udzielania świadczeń oraz zakresu zadań. Ma to znaczenie zwłaszcza w placówkach, w których lekarze, pielęgniarki, fizjoterapeuci, diagności laboratoryjni lub inni medycy pracują w kilku poradniach, oddziałach albo lokalizacjach.

Dział kadr i płac powinien sprawdzić, czy dane o wynagrodzeniach można przygotować według osoby, formy zatrudnienia i okresu rozliczeniowego. Istotne będzie również ustalenie, czy system pozwala odróżnić poszczególne składniki wynagrodzenia, np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatki, dyżury, wynagrodzenie z kontraktu, wynagrodzenie z umowy cywilnoprawnej albo inne świadczenia wypłacane personelowi.

Warto przeanalizować, czy w systemach stosowane są jednolite nazwy stanowisk, grup zawodowych i komórek organizacyjnych. Jeżeli placówka stosuje różne nazwy dla tych samych funkcji albo nieaktualne oznaczenia jednostek organizacyjnych, późniejsze przygotowanie danych może wymagać ręcznego porządkowania.

Ważne jest także ustalenie, kto w placówce będzie odpowiedzialny za przygotowanie danych, kto je zweryfikuje, kto zaakceptuje ich przekazanie i kto będzie odpowiadał za kontakt z instytucją publiczną w przypadku pytań lub korekt.

Dane o wynagrodzeniach powiązane z numerem PESEL lub numerem prawa wykonywania zawodu wymagają szczególnej staranności organizacyjnej. Nie chodzi wyłącznie o techniczne zabezpieczenie pliku lub systemu, ale o cały proces: dostęp do danych, ich eksport, weryfikację, przekazanie i archiwizację potwierdzeń.

Placówka powinna sprawdzić, kto ma dostęp do danych płacowych i czy dostęp ten odpowiada rzeczywistym obowiązkom służbowym. Warto również zweryfikować upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz procedury dotyczące przekazywania danych do instytucji zewnętrznych.

Przygotowanie danych o wynagrodzeniach nie powinno odbywać się poza ustalonym obiegiem informacji. Szczególnie ryzykowne jest przesyłanie plików z danymi płacowymi pocztą elektroniczną bez odpowiednich zabezpieczeń, zapisywanie ich na prywatnych nośnikach albo udostępnianie osobom, które nie uczestniczą w procesie raportowania.

Celem projektowanych przepisów jest lepsza analiza wpływu wynagrodzeń na koszty świadczeń zdrowotnych i planowanie finansowania ochrony zdrowia. Dla placówek oznacza to, że dane płacowe mogą coraz silniej wpływać na ocenę kosztów działalności, wyceny świadczeń i przyszłe decyzje dotyczące finansowania.

Temat jest szczególnie istotny w okresie rosnącej presji kosztowej. Od 1 lipca 2026 r. placówki muszą uwzględnić kolejną waloryzację najniższych wynagrodzeń w ochronie zdrowia. W wielu podmiotach oznacza to konieczność ponownego przeliczenia budżetu wynagrodzeń, dodatków, dyżurów, kontraktów i kosztów pracy w poszczególnych komórkach organizacyjnych.

Czytaj więcej: Podwyżki dla medyków od 1 lipca 2026 r.

Jeżeli jednocześnie zwiększy się zakres danych przekazywanych do MZ, NFZ i AOTMiT, placówka powinna zadbać o to, aby dane finansowe i kadrowe były zgodne. Rozbieżności między systemem płacowym, księgowością, ewidencją czasu pracy i rozliczeniami z NFZ mogą stać się źródłem problemów organizacyjnych.

• Największym ryzykiem jest brak spójności danych. Jeżeli placówka nie potrafi szybko ustalić, jakie wynagrodzenie wypłacono konkretnej osobie, z jakiego tytułu i za jaki zakres świadczeń, przygotowanie danych może wymagać ręcznej pracy kilku działów.

• Drugim ryzykiem jest nieprawidłowa identyfikacja personelu. Błędny numer PESEL, brak numeru prawa wykonywania zawodu albo nieaktualne dane w systemie mogą prowadzić do konieczności korekt.

• Trzecim ryzykiem jest niekontrolowany dostęp do danych płacowych. Informacje o wynagrodzeniach należą do danych szczególnie wrażliwych organizacyjnie, nawet jeżeli nie są szczególną kategorią danych w rozumieniu RODO. Ich ujawnienie może naruszyć prawa pracowników, pogorszyć relacje w zespole i narazić placówkę na zarzut braku właściwych zabezpieczeń.

• Czwartym ryzykiem jest napięcie komunikacyjne. Temat wynagrodzeń medyków budzi duże emocje, zwłaszcza w placówkach powiatowych i podmiotach zmagających się z niedoborem specjalistów. Dlatego komunikacja wewnętrzna powinna być rzeczowa. Warto podkreślać, że projekt dotyczy danych przekazywanych instytucjom publicznym, a nie automatycznego ujawniania wynagrodzeń pracowników wewnątrz placówki.

Placówka powinna już teraz:

• Sprawdzić kompletność numerów PESEL i numerów prawa wykonywania zawodu personelu medycznego;
• Zweryfikować, czy dane w systemie kadrowym, płacowym i księgowym są ze sobą spójne;
• Ustalić, czy można przypisać wynagrodzenie do konkretnej osoby, formy zatrudnienia, okresu i komórki organizacyjnej;
• Sprawdzić, czy ta sama osoba nie występuje w systemach pod różnymi rekordami;
• Przeanalizować, czy wynagrodzenia z różnych tytułów współpracy można prawidłowo połączyć;
• Ustalić, kto będzie odpowiadał za przygotowanie, weryfikację i przekazanie danych;
• Zweryfikować upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w dziale kadr, płac, księgowości i rozliczeń;
• Sprawdzić, czy istnieje bezpieczny sposób eksportu i przekazywania danych płacowych;
• Przygotować roboczą instrukcję postępowania na wypadek pojawienia się szczegółowych wymogów raportowych.

Projekt dotyczący dokładniejszego pozyskiwania danych o wynagrodzeniach pracowników medycznych może szybko przełożyć się na nowe obowiązki organizacyjne po stronie placówek. Chociaż przepisy nie są jeszcze obowiązujące, tempo prac i krótkie vacatio legis oznaczają, że warto przygotować dane wcześniej.

Najważniejsze zadanie dla placówki to uporządkowanie informacji kadrowo-płacowych: numerów PESEL, numerów prawa wykonywania zawodu, form zatrudnienia, kontraktów, przypisania do komórek organizacyjnych i zasad dostępu do danych płacowych. Im lepsza jakość danych, tym mniejsze ryzyko chaosu po wejściu przepisów w życie.

Nowe przepisy wejdą w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Oznacza to, że po zakończeniu procesu legislacyjnego placówki mogą mieć niewiele czasu na dostosowanie organizacyjne.