Procedura digitalizacji dokumentacji medycznej

Digitalizacja dokumentacji medycznej po 1 lipca 2026 r. wymaga nie tylko technicznego zeskanowania dokumentów, ale także zachowania określonej procedury.

Placówka, która chce przekształcić papierową dokumentację medyczną w postać elektroniczną, musi zadbać m.in. o prawidłowe odwzorowanie cyfrowe, potwierdzenie zgodności z dokumentem papierowym, opatrzenie dokumentu właściwym podpisem albo pieczęcią elektroniczną oraz dalsze postępowanie z papierowym oryginałem.

Nowelizacja ustawy o e-zdrowiu doprecyzowała zasady zmiany postaci dokumentacji medycznej z papierowej na elektroniczną. To ważna zmiana dla podmiotów, które prowadzą dokumentację w modelu mieszanym, porządkują archiwum albo planują masową digitalizację dokumentów.

W praktyce digitalizacja powinna być opisana w wewnętrznej procedurze, tak aby było jasne, kto wykonuje odwzorowanie cyfrowe, kto potwierdza jego zgodność, jak dokument jest zabezpieczany i kiedy papierowa wersja może zostać odebrana przez pacjenta albo zniszczona. Samo wykonanie skanu nie oznacza jeszcze, że dokument elektroniczny jest równoważny oryginałowi.

Pobierz procedurę digitalizacji dokumentacji medycznej

Aby proces był prawidłowy, placówka powinna określić kolejne etapy postępowania: przygotowanie dokumentacji, kontrolę jakości odwzorowania, potwierdzenie zgodności, opatrzenie dokumentu podpisem lub pieczęcią, zapisanie dokumentu w systemie oraz archiwizację zgodną z przepisami. Więcej o nowych zasadach piszemy w artykule: digitalizacja i archiwizacja dokumentacji medycznej po 1 lipca 2026 r..

Warto pamiętać, że digitalizacja nie skraca okresów przechowywania dokumentacji medycznej i nie zwalnia placówki z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa danych pacjenta. Jeżeli chcesz szerzej omówić temat digitalizacji, archiwizacji, dokumentacji papierowej i elektronicznej, sprawdź także webinar w Akademii Menedżera: Digitalizacja i archiwizacja dokumentacji medycznej. To praktyczne uzupełnienie procedury dla osób odpowiedzialnych za dokumentację medyczną, archiwum, EDM i organizację obiegu dokumentów w placówce.