Co musisz wiedzieć, zanim wdrożysz standard rachunku kosztów w placówce

Cele wdrożenia standardu rachunku kosztów z punktu widzenia podmiotu leczniczego można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzne.

Pierwsze z nich wiążą się z obligatoryjnym przekazywaniem danych do Agencji Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji. Tam posłużą do poprawnego przeprowadzenia procesu taryfikacji świadczeń.

Wewnętrzne cele to te, z których bezpośrednie korzyści może czerpać podmiot.

Zaproponowany w rozporządzeniu ministra zdrowia, przemyślany i poprawny sposób organizacji i alokacji kosztów, daje zarządzającym szerokie możliwości generowania raportów menedżerskich. Mogą one dotyczyć kosztów i rentowności poszczególnych komórek organizacyjnych oraz całego podmiotu.

Na dziś nie ma rzetelnych danych dotyczących stanu wprowadzenia rachunku kosztów w podmiotach medycznych.

Wielu podmiotom leczniczym nie udało się wprowadzić pełnego standardu rachunku kosztów. Pewnym wyłomem są tutaj szpitale publiczne, które wcześniej wdrożyły niektóre elementy rachunku kosztów.

Część podmiotów nie zrobiła nic, czekając na decyzje ministra zdrowia o ewentualnym przesunięciu terminu. Mniejsze podmioty nie uczestniczyły w szkoleniach, które prowadziła Agencja Oceny Technologii Medycznych i Taryfikacji i nadal prowadzi bezpłatnie.

Są podmioty, które mają zmieniony plan kont i wstępnie zmienione OPK, twierdząc, że dostosowały się w „podstawowej wersji”.

Przypomnę tylko, że etapów alokacji kosztów jest IV, a zmiana planu kont to tylko etap I. Duża część podmiotów zatrzymała się na wycenie procedur medycznych, które pojawiają się na III etapie alokacji kosztów – rozliczenia OPK-ów proceduralnych.

Kluczowym czynnikiem, który powoduje, że podmioty nie dostosowały się do rozporządzenia, są priorytety, jakie stoją przed ochroną zdrowia. Mam tutaj na myśli przede wszystkim termin wprowadzenia rozporządzenia, który zbiegł się z czasem pandemii COVID-19.

Inną kwestią jest odpowiedzialność za wprowadzenie tego wymogu. Pojawiło się przeświadczenie, że za standard rachunku kosztów w podmiocie medycznym odpowiadają służby finansowe (dyrektor finansowy, główny księgowy). Jednak ta odpowiedzialność jest przypisana do dyrekcji placówki, a służby finansowe i personel medyczny mają swoje określone zadania.

Do głównych osób/komórek organizacyjnych zaangażowanych we wdrożenie nowego rachunku kosztów zaliczamy:

• dyrekcję – dyrektor, zastępca ds. medycznych lub zastępca ds. finansowych pełnią bardzo ważną rolę na etapie uruchomienia wdrożenia, prowadzą rozmowy z firmą informatyczną obsługującą podmiot i oddelegowują osoby z komórek wymienionych niżej;
• dział księgowości – pracownicy tego działu odpowiadać powinni za zmianę planu kont układu 4 wraz ze zmianami wynikającymi z aktualizacji tych kont, np. aktualizacja modułu środków trwałych, modułu magazynowego, aptecznego, automatów księgowych, czyli tych wszystkich modułów, które korzystają z kont układu 4;
• dział kadr i płac – pracownicy tego działu powinni odpowiadać za zmianę przypisania składników wynagrodzeń do nowego planu kont układu 4;
• kierowników komórek pomocniczych – pracownicy tego działu powinni pomóc przy pozyskaniu kluczy rozliczających koszty działalności pomocniczej;
• personel medyczny (tzw. konsultanci merytoryczni) – powinien odpowiadać za technologiczny opis procedur medycznych, tzn. stworzenie listy leków i materiałów oraz pracowników zaangażowanych w realizację procedur medycznych. Ze względu na pandemię zaleca się w pełni elektroniczny opis przy wykorzystaniu dedykowanej aplikacji webowej;
• dział analiz, planowania, controllingu – to komórka, która ma kluczowe znaczenie dla powodzenia wdrożenia nowego rachunku kosztów i jej praca obejmuje zadania nadzorujące, wykonawcze oraz weryfikujące. Szczegółowy zakres kompetencji obejmuje:
  • pozyskanie wartości kluczy potrzebnych do rozliczenia komórek pomocniczych (klucze zgodne z załącznikiem 7 do rozporządzenia),
  • pozyskanie zestawu następujących danych: lista wykonywanych procedur, lista grup pracowniczych wraz ze stawkami wynagrodzeń, lista leków i materiałów z cenami (zestawienia te są konieczne do przeprowadzenia procesu opisu procedur medycznych),
  • pomoc personelowi medycznemu przy opisie procedur medycznych (ze względu na pandemię zaleca się w pełni elektroniczny opis przy wykorzystaniu dedykowanej aplikacji webowej),
  • pozyskanie wartości kluczy potrzebnych do rozliczenia komórek realizujących procedury medyczne zgodnie z wytycznymi załącznika nr 8 do rozporządzenia,
  • pozyskanie zestawienia: procedura medyczna, liczba wykonanych poszczególnych procedur, komórka wykonująca, komórka zlecająca,
  • prezentacja wyników wdrożenia rachunku kosztów dyrekcji oraz systematyczne raportowanie generowanych z niego wyników;
• dostawcę systemu informatycznego (modułu: FK, kadry i płace, magazyn medyczny, apteka, procedury) – dostawca powinien zrealizować zadania w zakresie aktualizacji systemu informatycznego w związku ze zmianą kont układu 4 oraz wspomóc dział analiz w eksporcie danych z systemu informatycznego dotyczących kluczy podziałowych komórek pomocniczych i proceduralnych.

Istotną kwestią przy projekcie uruchomienia standardu rachunku kosztów w placówce medycznej jest implementacja kont zespołu 4 oraz wydzielenie poprawnie OPK-ów.

OPK-i (pomocnicze i proceduralne) determinują stosowanie odpowiednich kluczy podziałowych oraz konieczność wyceny procedur medycznych.

Sam proces wyceny procedur medycznych należy przeprowadzić ze wsparciem personelu medycznego. Jednak aby go przeprowadzić, potrzeba przygotowania odpowiednich danych do wyceny procedur medycznych (leków, materiałów i stawek grup pracowniczych).

Ważnym elementem przy uruchomieniu standardu rachunku kosztów jest wykorzystanie odpowiedniego rozwiązania informatycznego, który zautomatyzuje proces alokacji kosztów pomiędzy OPK-mi.

Wiele podmiotów próbuje takie alokacje kosztów realizować w swoich systemach finansowo-księgowych. Niestety, ale nie są one do tego przygotowane i tak szczegółowych aplikacji nie są w stanie wykonać.

Można wyróżnić kilka obszarów, które determinują główne problemy z wdrożeniem standardu rachunku kosztów.

Pierwszy to personel, które nie zna zasad SRK, ma inne obowiązki i te powodują, że nie ma czasu na dostosowanie się do SRK. Personel medyczny nie chce współpracować, gdyż nie traktuje SRK jako swojego obowiązku, a osoby odpowiedzialne za SRK nie potrafią wytłumaczyć zaangażowania personelu medycznego w wycenę procedur medycznych.

W proces opisu procedur medycznych zaangażowane powinny być dwie grupy pracowników: 

• wykonawca opisu (zazwyczaj jest to osoba z działu analiz i controllingu);
• konsultanci merytoryczni (wybrani pracownicy medyczni).

Przygotowanie opisu i wycena procedur nie są samodzielnym zadaniem dla pracowników księgowości czy analiz. Potrzebują oni wsparcia ze strony personelu medycznego, który bierze bezpośredni udział w przygotowywaniu/realizacji procedur.

Inną grupą problemów są zagadnienia informatyczne, czyli pozyskiwanie koniecznych danych ewidencyjnych z systemów części „szarej” i „białej”.

Pierwszy element to zdefiniowanie, czego potrzebujemy. Drugi to, gdzie te dane znajdziemy. Spotykam się również z podmiotami medycznymi, które ewidencję medyczną prowadzą w arkuszu kalkulacyjnym.

I chyba najważniejszy problem, który dotyczy dyrekcji placówek medycznych, to pytania: Jakie korzyści można z tego mieć? Czy wdrożenie SRK przełoży się na „lepsze kontraktowanie” z NFZ?

Wdrożenie nowego rachunku kosztów jest dużym wyzwaniem dla podmiotu. To jednak przedsięwzięcie możliwe do zrealizowania.

Trzeba również mieć na względzie wartość dodaną w postaci możliwości analiz, jakie daje standard rachunku kosztów regulowany przez rozporządzenie ministra zdrowia z 2020 roku. Niewątpliwie ułatwią one podejmowanie decyzji zarządczych.

Mogą to być: szczegółowa analiza kosztów, analiza kosztów komórek pomocniczych, analiza kosztów komórek proceduralnych, analiza kosztów procedur medycznych.

Informację kosztową, jaką daje standard rachunku kosztów, można potraktować jako solidną podstawę do bardziej zaawansowanych analiz. Dodając dane dotyczące przychodów (w podziale na przychody z tytułu świadczeń, wynagrodzeń, darowizn), pacjentów (JGP, długości pobytu, wykonane procedury, przypisane leki i materiały), czasów wykonywanych procedur i czasów pracy personelu, przyczynimy się do wzrostu liczby dostępnych analiz i potencjalnych decyzji.

Z efektów wdrożenia skorzystać może dyrekcja, ale również kierownicy odpowiadający za koszty i wyniki zarządzanych przez nich komórek.

Wdrożenie standardu rachunku kosztów daje osobom decyzyjnym dostęp do wielu analiz, które z powodzeniem mogą mieć zastosowanie w zarządzaniu podmiotem:

• analiza kosztów i rentowności komórek generujących przychody;
• analiza działalności finansowanej przez NFZ i działalności komercyjnej;
• analiza kosztów komórek działalności pomocniczej i kosztów zarządu, ich wartości oraz przyczyn powstawania.