Skrzynka do e-doręczeń dla SPZOZ-ów – sprawdź nowe terminy

Nowy system e-doręczeń ma być równoważny z tradycyjnym dostarczaniem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Listy doręczane między podmiotami publicznymi oraz do podmiotów publicznych będą realizowane bez dodatkowych opłat. Jednak płatność w wysokości 4,40 zł netto + VAT za usługę operatora (Poczty Polskiej) będzie obowiązywała jedynie w przypadku przesyłek między podmiotami prywatnymi.

Osoby zainteresowane zakładaniem i aktywacją skrzynek do e-doręczeń mogą sprawdzić szczegóły procedury, aby być przygotowanym na wprowadzenie nowego systemu.

Usługa e-Doręczeń stanowi elektroniczną wersję listu poleconego z potwierdzeniem odbioru, umożliwiając podmiotom publicznym, obywatelom i firmom korzystanie z bezpiecznych przesyłek elektronicznych. Przesyłki te mają równoważną moc prawną w porównaniu do tradycyjnych listów poleconych z potwierdzeniem odbioru.

W przyszłości wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy oraz osoby pełniące zawody zaufania publicznego będą miały obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji w ten sposób.

Obecnie objęte zostaną nim tylko niektóre podmioty publiczne m.in.:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe,
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe,
• ZUS i zarządzane przez niego fundusze oraz KRUS i fundusze przez KRUS zarządzane,
• Narodowy Fundusz Zdrowia,
• samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne,
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe.

Jeśli chodzi o podmioty niepubliczne to podlegają mu:

• adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, notariusze,

• nowe podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) - art. 9 ust. 1 pkt 1 – 8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy.

Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, a pierwszy etap nastąpi właśnie 10 grudnia 2023 r. Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP.

Zaletą e-doręczenia jest to, że wysyłając dokumenty zawsze trafią one do właściwej osoby czy urzędu. Odbiorca ma natomiast pewność, że nikt się nie podszywa pod osobę czy instytucję.

W celu założenia adresu do e-doręczeń należy wypełnić wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń. W formularzu należy poddać dane swoje lub firmy albo organizacji, dla której zakładamy adres. Można także wskazać administratora skrzynki czyli osobę, która będzie nią zarządzała w imieniu firmy lub organizacji.

Należy pamiętać, że dany podmiot może mieć kilka adresów do e-doręczeń. Zgodnie z przepisami każdy z oddziałów podmiotu – o ile ma swój numer REGON – musi złożyć osobny wniosek.

Skrzynkę trzeba jeszcze aktywować, w tym celu należy:

W przypadku skrzynki osobistej:

• wejść na stronę skrzynki do e-Doręczeń i zalogować się aplikacją mObywatel albo profilem zaufanym, e-dowodem,
• w zakładce Twoje skrzynki w menu bocznym kliknąć Aktywuj skrzynkę,
• podać adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia,

W przypadku skrzynki firmowej:

• zalogować się na Konto Przedsiębiorcy, wybrać e-Doręczenia i kliknąć Przejdź do aktywacji,

• podać adres e-mail, na który mają być wysyłane powiadomienia i kliknąć Aktywuj skrzynkę.

Gdy skrzynka będzie aktywna, odbiorca otrzyma wiadomość e-mail, że można z niej skorzystać.

Dla osób, które nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń, przewidziana jest usługa hybrydowa (łączona), czyli elektroniczno-papierowa. Urząd wysyła dokument elektroniczny, który trafia na pocztę. Tam jest automatycznie drukowany i wysyłany do adresata (więcej na ten temat w dalszej części artykułu).

Adres doręczeń elektronicznych (ADE) nadawany jest użytkownikowi i nie jest adres e-mail. Każdy adres do e-Doręczeń jest wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Zgodnie z najnowszym cennikiem obowiązującym od 5 października 2023 r. koszty przesyłki przedstawiają się następująco:

• przesyłka elektroniczna – (PURDE) – 4,40 zł netto + 23% VAT,
• przesyłka hybrydowa (PUH) – 6,95 zł netto + 23% VAT

Skąd różnica w koszcie między przesyłką elektroniczną, a hybrydową? Otóż, wynika ona z tego, że ta pierwsza polega wyłącznie na przesłaniu przesyłki całkowicie elektronicznej do odbiorcy, który posiada skrzynkę do e-doręczeń, czyli odbierze ją w formie cyfrowej.

Natomiast przesyłka hybrydowa, adresowana jest do odbiorców nieposiadających adresu do e-doręczeń – co oznacza, że konieczne będzie jej: wydrukowanie, zapakowanie i wysłanie w formie listu - (w praktyce wysłanie jej w dwóch formach: elektronicznej i papierowej).

Pojedyncze przesyłki w obu tych wariantach nie mogą być większe niż 15 MB.

Doręczenia całkowicie elektroniczne korzystają dodatkowo ze zwolnienia z opłaty w dwóch przypadkach:

• między podmiotami publicznymi,
• nadanej przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego.

Natomiast w przypadku doręczenia hybrydowego (elektronicznego + papierowego), należy pamiętać, iż przesyłka nie może być większa niż 11 stron (plus strona tytułowa) dla wydruku:

• dwustronnego i
• czarno-białego.

Zwrot do nadawcy przesyłki poleconej doręczanej w ramach publicznej usługi hybrydowej, po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania odbiorcy wyceniony został na 5,20 zł netto + VAT.

Podmioty publiczne będą się rozliczać z operatorem wyznaczonym - Pocztą Polską - za przesyłki wysyłane przez e-doręczenia na podstawie faktury za zrealizowane usługi płatne przelewem na rachunek bankowy.

Termin płatności to 14 dni kalendarzowych od daty wystawienia faktury. Faktura zostanie wysłana w formie PDF na adres e-mail (nie przez e-doręczenia).