Harmonogramy przyjęć w AP-KOLCE – jak je aktualizować

Od 1 stycznia 2020 r. prowadzenie listy oczekujących w aplikacji jest obowiązkowe. Harmonogramy KOLCE przyjęć stanowią część dokumentacji medycznej.

Prowadzone są:

• w wersji elektronicznej;
• w programach medycznych (np. mMedica, AMMS, KS-PPS) i w aplikacji AP-KOLCE udostępnionej przez centralę NFZ, z dokładnością do komórek organizacyjnych i do wybranych świadczeń.

Do końca 2019 roku placówki medyczne prowadziły w wersji elektronicznej listy oczekujących na świadczenia udzielane w ramach NFZ. Od 1 stycznia 2020 r. listy oczekujących stały się jedną ze składowych harmonogramów.

Zwolnieni z prowadzenia harmonogramów są:

• szpitalny oddział ratunkowy,
• izba przyjęć,
• odział intensywnej opieki medycznej,
• poradnia pediatryczna,
• poradnia chorób wewnętrznych,
• poradnia chorób wewnętrznych dla dzieci.

W harmonogramie umieszczamy pacjentów zgodnie z odpowiednią kategorią:

• przyjęty na bieżąco – w przypadku świadczeniobiorcy, któremu udzielono świadczenie w dniu zgłoszenia, nie oczekiwał ani jednego dnia;
• oczekujący – w przypadku pacjenta, który oczekuje na udzielenie świadczenia, nawet jeden dzień,
• oczekujący – onkologia – w przypadku świadczeniobiorców mających kartę DILO;
• mający prawo – poza kolejnością – ze wskazaniem podstawy tego prawa art. 47c ustawy o świadczeniach;
• przyjęty w stanie nagłym;
• kontynuujący leczenie – pacjenci, którzy wymagają okresowo realizowania kolejnych świadczeń.

Każdy pacjent, który ma zrealizowane świadczenie, należy do jednej z wymienionych kategorii. Oznacza to, że każdego pacjenta trzeba wpisać do harmonogramu.

W przypadku niezgłoszenia się na ustalony termin udzielenia świadczenia, pacjenta skreśla się, chyba że uprawdopodobni, że niezgłoszenie się nastąpiło z powodu siły wyższej.

Wniosek o przywrócenie na listę oczekujących pacjent jest zobowiązany zgłosić niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia ustania przyczyny niezgłoszenia się na ustalony termin udzielenia świadczenia.

W przypadku przywrócenia do harmonogramu personel placówki medycznej ustala datę udzielenia świadczenia z uwzględnieniem daty zgłoszenia się pacjenta.

Listy oczekujących w aplikacji AP-KOLCE należy prowadzić w czasie rzeczywistym. W przypadku harmonogramów przyjęć prowadzonych przez placówki medyczne w aplikacji AP-KOLCE nie ma obowiązku przekazywania danych statystycznych komunikatem XML.

Należy natomiast codziennie w programie aktualizować pierwszy wolny termin, który jest wyświetlany w INFORMATORZE O TERMINACH LECZENIA.

Obowiązek prowadzenia harmonogramu przyjęć dotyczy świadczeń opieki zdrowotnej udzielanych każdego dnia w godzinach udzielania tych świadczeń w szpitalach, świadczeń specjalistycznych w ambulatoryjnej opiece zdrowotnej oraz stacjonarnych i całodobowych świadczeń zdrowotnych innych niż szpitalne.

Personel placówki medycznej umieszcza w harmonogramie przyjęć pacjenta, wyznaczając termin udzielenia świadczenia w następujący sposób:

1) dla pacjentów pierwszorazowych:

a) w przypadku przyjęcia w dniu zgłoszenia – termin udzielenia świadczenia w dniu zgłoszenia,

b) mającemu prawo do korzystania poza kolejnością ze świadczeń opieki zdrowotnej – w przypadku gdy udzielenie świadczenia nie jest możliwe w dniu zgłoszenia, personel placówki medycznej wyznacza inny termin poza kolejnością przyjęć wynikającą z prowadzonej przez niego listy oczekujących. Świadczenia z zakresu ambulatoryjnej opieki specjalistycznej nie można udzielić w terminie późniejszym niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zgłoszenia,

c) innemu niż wymieniony – termin udzielenia świadczenia wynikający z prowadzonej listy oczekujących na udzielenie świadczenia, na podstawie zgłoszeń pacjenta, informując go o zakwalifikowaniu do kategorii medycznej, ustalonej zgodnie z kryteriami medycznymi, i terminie udzielenia świadczenia oraz na żądanie pacjenta;

2) dla pacjentów kontynuujących leczenie – termin udzielenia świadczenia wynikający z planu leczenia.

W przypadku pacjenta, któremu udzielono świadczenia opieki zdrowotnej w stanie nagłym, wpis w harmonogramie przyjęć można wprowadzić także niezwłocznie po udzieleniu tego świadczenia.

Świadczeniodawca wpisuje w harmonogramie przyjęć:

1) dane obejmujące:

• datę i godzinę wpisu,
• identyfikator skierowania, tj. numer identyfikujący skierowanie,
• imię i nazwisko pacjenta,
• PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość pacjenta,
• rozpoznanie lub powód przyjęcia,
• adres pacjenta,
• numer telefonu lub oznaczenie innego sposobu komunikacji z pacjentem bądź jego opiekunem,
• imię i nazwisko oraz podpis osoby wprowadzającej wpis;

2) dane dotyczące terminu udzielenia świadczenia:

• termin wyznaczony w dniu wpisu w harmonogramie przyjęć,
• informację o rezerwacji terminu – w przypadku gdy pacjent wybrał termin późniejszy niż wskazany przez świadczeniodawcę oraz w przypadku, kiedy pacjent nie wyraża zgody na zmianę terminu udzielenia świadczenia opieki zdrowotnej na wcześniejszy,
• zmianę terminu wraz z podaniem przyczyny tej zmiany, a w przypadku gdy przyczyną zmiany terminu jest zmiana kategorii pacjenta, także uzasadnienie tej zmiany;

3) kategorię pacjenta:

• przyjęty na bieżąco – w przypadku pacjenta, któremu udzielono świadczenia w dniu zgłoszenia,
• oczekujący – w przypadku pacjenta wpisywanego na listę oczekujących,
• oczekujący objęty diagnostyką onkologiczną lub leczeniem onkologicznym na podstawie karty diagnostyki i leczenia onkologicznego – w przypadku pacjenta wpisywanego na odrębną listę oczekujących,
• mający prawo do korzystania poza kolejnością ze świadczeń opieki zdrowotnej – ze wskazaniem podstawy tego prawa,
• kontynuujący leczenie,
• przyjęty w stanie nagłym;

4) datę i przyczynę skreślenia z listy oczekujących na świadczenia.

Świadczeniodawca może nie wpisywać w harmonogramie przyjęć terminu udzielenia świadczenia w przypadku świadczeń:

1) pielęgnacyjnych i opiekuńczych w ramach opieki długoterminowej oraz świadczeń pielęgnacyjno-opiekuńczych albo opiekuńczo-leczniczych z zakresu opieki psychiatrycznej i leczenia uzależnień;

2) opieki paliatywnej i hospicyjnej, innych niż:

• udzielane w warunkach ambulatoryjnych,
• świadczenia perinatalnej opieki paliatywnej.

W przypadku świadczeń opieki zdrowotnej udzielanych na podstawie skierowania pacjent ma obowiązek dostarczyć do placówki medycznej oryginał skierowania w postaci papierowej, nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia wpisu na listę oczekujących, pod rygorem skreślenia z listy oczekujących albo udostępnić, przed dokonaniem wpisu na listę oczekujących na udzielenie świadczenia klucz dostępu do skierowania albo kod dostępu oraz PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

W przypadku udostępnienia klucza dostępu albo kodu dostępu świadczeniodawca wpisuje na listę oczekujących na udzielenie świadczenia przez określenie odpowiedniego statusu skierowania, przez weryfikację dopuszczenia udzielenia świadczeń na podstawie skierowania wystawionego w postaci elektronicznej.

W przypadku braku dostępu do systemu teleinformatycznego personel placówki medycznej wpisuje pacjenta w kolejnej pozycji prowadzonej przez siebie listy oczekujących na udzielenie świadczenia, na podstawie informacji o wystawionym skierowaniu.

Niezwłocznie po uzyskaniu dostępu do systemu teleinformatycznego personel placówki medycznej rejestruje skierowanie.

Świadczeniodawca ustala kolejność przyjęć i zapewnia właściwe prowadzenie list oczekujących albo wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację tych zadań.

W razie zmiany stanu zdrowia pacjenta, wskazującej na potrzebę wcześniejszego niż w ustalonym terminie udzielenia świadczenia, pacjent informuje o tym świadczeniodawcę, który, jeżeli wynika to z kryteriów medycznych, koryguje odpowiednio termin udzielenia świadczenia i informuje niezwłocznie o nowym terminie.

W przypadku wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili ustalania terminu udzielenia świadczenia opieki zdrowotnej, a które uniemożliwiają zachowanie terminu wynikającego z listy oczekujących, świadczeniodawca informuje pacjenta w każdy dostępny sposób o zmianie terminu wynikającego ze zmiany kolejności udzielenia świadczenia i jej przyczynie, w tym także przypadku zmiany terminu udzielenia świadczenia opieki zdrowotnej na wcześniejszy.

W przypadku gdy pacjent nie wyraża zgody na zmianę terminu udzielenia świadczenia opieki zdrowotnej na wcześniejszy, świadczeniodawca informuje o możliwości zmiany terminu następnego pacjenta z listy oczekujących, zgodnie z kolejnością ustaloną na podstawie zgłoszenia.

W tym przypadku przekazanie pacjentowi informacji o zmianie terminu udzielenia świadczenia, w przypadku świadczeń, dla których do planowanego terminu udzielenia świadczenia pozostało więcej niż 180 dni, może odbywać się raz na trzy miesiące.

W przypadku gdy pacjent nie może stawić się w placówce medycznej w wyznaczonym terminie lub gdy zrezygnował ze świadczenia opieki zdrowotnej, ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym świadczeniodawcę.

Placówki medyczne udzielające w ramach umowy z NFZ świadczeń w szpitalach, świadczeń specjalistycznych w ambulatoryjnej opiece zdrowotnej albo stacjonarnych i całodobowych świadczeń zdrowotnych innych niż szpitalne przekazują NFZ:

1) dane dotyczące pacjentów wpisanych w każdym harmonogramie przyjęć:

a) liczbę pacjentów wpisanych w harmonogramie przyjęć według stanu na ostatni dzień miesiąca,

b) liczbę pacjentów skreślonych w okresie sprawozdawczym z harmonogramu przyjęć,

c) liczbę pacjentów skreślonych w okresie sprawozdawczym z harmonogramu przyjęć z powodu udzielenia świadczenia

– według grup osób wyodrębnionych ze względu na kategorię pacjenta w harmonogramie przyjęć;

2) dane dotyczące oczekujących na udzielenie świadczenia wpisanych na każdą listę oczekujących:

a) dane, takie jak identyfikator osoby oraz kod identyfikatora, oraz imię i nazwisko, dotyczące każdego pacjenta wpisanego na listę oczekujących według stanu na ostatni dzień miesiąca, a jeżeli pacjenta w okresie sprawozdawczym wpisano na listę oczekujących ze względu na zmianę dotychczasowej kategorii w harmonogramie przyjęć – dodatkowo wskazanie tej kategorii przed zmianą,

b) dane, takie jak identyfikator osoby oraz kod identyfikatora oraz imię i nazwisko, dotyczące każdego pacjenta skreślonego w okresie sprawozdawczym z listy oczekujących, jeżeli przyczyną skreślenia była zmiana kategorii pacjenta w harmonogramie przyjęć, ze wskazaniem kategorii po zmianie,

c) liczbę pacjentów, których termin udzielenia świadczenia uległ w okresie sprawozdawczym zmianie na skutek pojawienia się wolnego terminu,

– według grup osób wyodrębnionych ze względu na kryteria medyczne, zastosowane przy wyznaczaniu planowanego terminu udzielenia świadczenia;

3) informację o pierwszym wolnym terminie udzielenia świadczenia, według grup osób wyodrębnionych ze względu na kryteria medyczne zastosowane przy wyznaczaniu planowanego terminu udzielenia świadczenia,

4) informację o udzielaniu świadczeń dzieciom, jeżeli część VIII systemu resortowych kodów identyfikacyjnych komórki organizacyjnej, w której prowadzony jest harmonogram przyjęć, wskazuje na udzielanie świadczeń osobom dorosłym, a komórka udziela świadczeń także dzieciom.

Placówki medyczne udzielające świadczeń z zakresu ambulatoryjnej opieki specjalistycznej z zakresu onkologii, ortopedii i traumatologii narządu ruchu, kardiologii, endokrynologii przekazują NFZ informacjęo pierwszym wolnym terminie udzielenia świadczenia, według grup osób wyodrębnionych ze względu na kryteria medyczne zastosowane przy wyznaczaniu planowanego terminu udzielenia świadczenia. Dotyczą one list oczekujących prowadzonych w aplikacji udostępnionej przez NFZ.