Specustawa – poznaj zasady zatrudniania obywateli Ukrainy na umowy cywilnoprawne

Ustawa z 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa wprowadziła wiele ułatwień w zakresie legalizacji pobytu, ale także zatrudnienia Ukraińców, uciekających do Polski przed wojną.

Kluczowe zasady wprowadza art. 22 ust. 1 specustawy, zgodnie z którym obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy w Polsce w okresie pobytu zgodnego z obowiązującymi przepisami, w przypadku gdy:

1. jego pobyt w Polsce uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1 specustawy lub
2. jest obywatelem Ukrainy przebywającym legalnie w Polsce (na innej podstawie prawnej).

Pracodawca lub zatrudniający (gdyż zasady te dotyczą wszystkich zatrudniających osoby z Ukrainy, bez względu na rodzaj umowy), zgodnie z art. 22 ust. 1 specustawy ma obowiązek powiadomienia właściwego ze względu na swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania powiatowego urzędu pracy (PUP) o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy. Termin powiadomienia to14 dni od daty podjęcia pracy.

Zgodnie ze specustawą, zawiadomienie ma nastąpić wyłącznie w formie elektronicznej, przez portal praca.gov.pl (art. 22 ust. 2 specustawy). Zatrudniający, zgodnie z art. 22 ust. 3 specustawy ma w zawiadomieniu przekazać:

• dane zatrudniającego (nazwę albo dane personalne, adres, telefon lub e-mail, NIP i REGON albo PESEL, PKD i opis wykonywanej działalności, a w przypadku agencji pracy tymczasowej – także numer wpisu w rejestrze podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia),
• dane osobowe obywatela Ukrainy (imię lub imiona i nazwisko, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo, numer i serię oraz oznaczenie państwa wydającego dokument podróży lub inny dokument stwierdzającego lub pozwalającego ustalić tożsamość zatrudnianego, a także PESEL – o ile został nadany),
• rodzaj umowy między podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy,
• stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy,
• miejsce wykonywanej pracy.

Wymagane jest więc podanie rodzaju umowy, a więc podstawy prawnej zatrudnienia, oraz rodzaju pracy (niekonieczne stanowiska, którego nie wskazuje się zazwyczaj w umowach cywilnoprawnych, tu treścią jest rodzaj realizowanych usług).

W zawiadomieniu należy sprecyzować, czy zatrudnienie nastąpi na podstawie stosunku pracy czy umowy cywilnoprawnej; podać też trzeba jaką umowę zawarto: zlecenie, dzieło czy inną.

Ze względu na fakt, że umowa jest zawierana z cudzoziemcem, warto zawrzeć w kontrakcie klauzulę o stosowaniu polskich przepisów prawa. Zasadą w stosunkach pomiędzy podmiotami z różnych państw jest wybór prawa właściwego przez strony. Generalnie jednak, jeżeli zatrudniający na zlecenie ma siedzibę w Polsce i usługi mają być też w Polsce realizowane, to – nawet przy braku takiej klauzuli – zastosowanie będą miały przepisy polskiego Kodeksu cywilnego. Zgodnie bowiem z art. 4 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 593/2008 z 17 czerwca 2008 r. w sprawie prawa właściwego dla zobowiązań umownych (Rzym I) (Dz.Urz. UE L 177 z 04.07.2008 r., str. 6), w razie gdy strony inaczej nie postanowią, to umowa o świadczenie usług podlega prawu państwa, w którym usługodawca ma miejsce pobytu.

W sytuacji przybycia do Polski osoby z Ukrainy, w związku z wojną, miejsce pobytu będzie znajdowało się w naszym kraju, toteż i prawo polskie będzie miało tu zastosowanie.

Gdy sporządzamy umowę, należy zdecydować, w jakim języku będzie ona spisana. Jest to bardzo ważne, gdyż w przypadku umów cywilnoprawnych nie ma zastosowania reguła, wynikająca z przepisów ustawy o języku polskim, że w stosunkach pracy stosuje się język polski. Kwestia, w jakim języku zostanie zawarta umowa, została pozostawiona wyłącznie decyzji stron takiej umowy.

Jednak obowiązywać będą tu przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące oświadczeń woli, w tym zwłaszcza art. 60 kc, który stanowi, że – z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach ustaw – wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny. Istotne jest jednak to, aby odbiorca oświadczenia woli wiedział i rozumiał, co jest zawarte w danej umowie.

Jeżeli zleceniobiorca z Ukrainy zna język polski na poziomie umożliwiającym właściwe odczytanie i zrozumienie treści umowy, umowa taka może być zawarta wyłącznie w języku polskim. Nie ma obowiązku dokonywania tłumaczeń.

Zatrudnienie, po zawarciu umowy i zgłoszeniu we właściwym urzędzie pracy, następuje wówczas na takich samych zasadach jak w przypadku obywateli polskich. Realizacja umów następuje we wszystkich aspektach w takim sam sposób, jak w przypadku umów zawartych z obywatelami Polski. Dotyczy to także ubezpieczeń społecznych.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych zasadniczo nakazuje w art. 6 ust. 1 pkt 4 obowiązkowe zgłoszenie do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego tych osób, które na obszarze Polski są osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Nie ma tu znaczenia obywatelstwo zleceniobiorcy. Każda osoba wykonująca taką umowę podlega więc obowiązkowym ubezpieczeniom w ZUS.

Poza ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym zleceniobiorcę z Ukrainy obejmuje także obowiązkowe ubezpieczenie wypadkowe (art. 12 ust. 1 ustawy systemowej) oraz ubezpieczenie zdrowotne.

W przypadku ubezpieczenia chorobowego jest ono dobrowolne (art. 11 ust. 2 ustawy systemowej). Brak takiego ubezpieczenia skutkuje jednak niemożnością otrzymania świadczeń chorobowych lub rodzicielskich (np. zasiłku chorobowego, macierzyńskiego lub opiekuńczego), o czym warto poinformować zleceniobiorców z Ukrainy.

Zatrudnienie na podstawie umowy zlecenia wymaga także spełnienia obowiązków, wynikających z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. W praktyce w większości przypadków umów zleceń lub umów o świadczenie usług, obowiązkowe jest ustalenie wynagrodzenia nie niższego niż minimalna stawka godzinowa. Dotyczy ona także zleceniobiorców z Ukrainy, a ustalenie wynagrodzenia na niższym poziomie grozi zleceniodawcy grzywną do 30 tys. zł.

Należy pamiętać, że tylko w niektórych, wymienionych ustawą przypadkach nie stosuje się przepisów o minimalnej stawce godzinowej.

Odnosi się to przede wszystkim do umów:

• których w realizacji, ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba,
• dotyczących usług polegających na sprawowaniu opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek - jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba,
• dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba świadcząca usługi zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu (nie dotyczy to osób zatrudnionych w placówkach opiekuńczych),
• zgodnie z którymi ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba,
• dotyczących usług polegających na sprawowaniu opieki nad grupą osób lub osobami podczas wypoczynków lub wycieczek - jeżeli ze względu na charakter sprawowanej opieki usługi są świadczone nieprzerwanie przez okres dłuższy niż 1 doba,
• dotyczących usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub w podeszłym wieku, gdy w związku z ich wykonywaniem osoba świadcząca usługi zamieszkuje wspólnie z podopiecznym w jego mieszkaniu lub domu (nie dotyczy to osób zatrudnionych w placówkach opiekuńczych),
• zgodnie z którymi o miejscu i czasie wykonania zlecenia lub świadczenia usług decyduje wyłącznie przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi,
• zgodnie z którymi zleceniobiorcy przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne.

Obowiązek ten dotyczy bowiem innej sytuacji – wskazanego w art. 114 ust. 1 pkt 4-5 ustawy o cudzoziemcach obowiązku zapewnienia wynagrodzenia za pracę nie niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę w przypadku uzyskania zezwolenia na pobyt i pracę.

Zgodnie z przepisami ustawy o cudzoziemcach wysokość miesięcznego wynagrodzenia nie może być niższa niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę niezależnie od wymiaru czasu pracy i rodzaju stosunku prawnego stanowiącego podstawę wykonywania pracy przez cudzoziemca.

W przypadku obywateli Ukrainy, przybywających do Polski w związku z toczącymi się w ich kraju działaniami wojennymi, ustawa o cudzoziemcach nie ma już bezpośredniego zastosowania, gdyż osoby te mają już zapewniony legalny pobyt na terytorium Polski, wraz z prawem do zatrudnienia.