Nowe obowiązki ewidencyjne w placówkach medycznych – co musisz wiedzieć o zmianach w rejestrowaniu uprawnień pacjentów

Nowelizacja rozporządzenia ministra zdrowia z 26 czerwca 2019 r. w sprawie zakresu niezbędnych informacji przetwarzanych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych rozszerzy wykaz obowiązkowych informacji, jakie muszą przekazywać świadczeniodawcy do NFZ. Projekt trafił właśnie do konsultacji.

Główna zmiana dotyczy identyfikacji pacjentów, którzy korzystają z ambulatoryjnych świadczeń specjalistycznych bez skierowania, na podstawie przepisów art. 57 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej. Nowe przepisy precyzują, jakie dodatkowe kody uprawnień należy stosować przy raportowaniu takich przypadków.

Do tej pory brakowało kodów dla kilku grup pacjentów, mimo że przepisy dawały im prawo do świadczeń bez skierowania. Teraz rozporządzenie to nadrabia, wprowadzając oznaczenia m.in. dla osób chorych na gruźlicę (kod 57G), zakażonych wirusem HIV (57H) oraz osób uzależnionych i współuzależnionych (57U1, 57U2).

Dla szefów placówek medycznych to nie tylko kwestia formalna. Zmiany mają bezpośredni wpływ na sposób prowadzenia dokumentacji medycznej, poprawność rozliczeń z NFZ oraz przygotowanie systemów informatycznych do ewidencjonowania nowych kodów.

Rozporządzenie wejdzie w życie 14 dni po ogłoszeniu, co oznacza bardzo krótki czas na przygotowanie zespołu i systemów. Niewłaściwe oznaczenie uprawnień może skutkować błędami w raportach do NFZ, co z kolei może prowadzić do opóźnień w finansowaniu lub konieczności korekt.

W pierwszej kolejności należy zaktualizować słownik kodów w systemach gabinetowych i HIS, tak aby nowo dodane kody były dostępne dla personelu rejestrującego wizyty. Następnie warto przeszkolić rejestratorki i osoby odpowiedzialne za sprawozdawczość z NFZ, by potrafiły poprawnie przypisywać nowe uprawnienia pacjentom objętym przepisami art. 57 ust. 2 pkt 8-11 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej.

Zmiana dotyczy trzech konkretnych grup pacjentów:

• osoby chore na gruźlicę (kod 57G),
• osoby zakażone HIV (kod 57H),
• osoby uzależnione (kod 57U1) i osoby współuzależnione, czyli bliscy mieszkający z osobą uzależnioną lub będący z nią w związku emocjonalnym (kod 57U2).

Wprowadzenie tych kodów wiąże się z potrzebą ich identyfikacji w ramach tworzonej centralnej rejestracji elektronicznej. To etap przygotowawczy do szerszego wdrożenia e-rejestracji w ochronie zdrowia, która będzie wymagać precyzyjnych danych o uprawnieniach pacjentów.

Obowiązki świadczeniodawców w zakresie raportowania nie ulegają zmianie  – nadal należy przekazywać dane o dodatkowych uprawnieniach pacjentów. Teraz jednak trzeba robić to dokładniej, wykorzystując zaktualizowane kody. Brak ich użycia może być potraktowany jako nieprawidłowość formalna, szczególnie w kontekście rosnącej cyfryzacji i automatyzacji rozliczeń z NFZ.