Dlaczego wdrożyć e-rejestrację – katalog korzyści

Ze względu na fakt, że rynek usług medycznych rządzi się obecnie niemal takimi samymi regułami biznesowymi, jak inne branże gospodarki, także tutaj trzeba dostosować się do trendów rozwojowych. Jednym z nich jest sukcesywna informatyzacja obsługi klienta, dość specyficznego, bo potrzebującego pomocy medycznej. Obecna sytuacja wymaga więc od kadry zarządzającej placówkami medycznymi wyjścia naprzeciw oczekiwaniom pacjentów poprzez zaoferowanie im m.in. e-rejestracji i nowych form zarządzania kontaktami z pracowniami placówki medycznej.

W Wojewódzkim Specjalistycznym Szpitalu Dziecięcym w Olsztynie e-rejestracja jest możliwa od początku czerwca br. Obecnie obejmuje ona jedynie część poradni (m.in. alergologiczną, chirurgiczną, gruźlicy i chorób płuc, dermatologiczną, nefrologiczną, neonatologiczną i ortopedyczną), natomiast docelowo ma usprawnić pracę wszystkich ponad 30 poradni.

E-rejestracja  poprzez wykorzystanie technologii informatycznych umożliwia gromadzenie danych pacjenta już na etapie samodzielnej rejestracji do lekarza; każde następne działanie również jest skrupulatnie notowane. W praktyce oznacza to np. otwarcie e-karty pacjenta w postaci elektronicznego konta na dedykowanej platformie, a co się z tym wiąże - szybki dostęp do pełnej dokumentacji medycznej oraz płynny przepływ informacji o podjętym leczeniu.

Jak zapewnia przedstawiciel placówki, Grzegorz Adamowicz, możliwość rejestrowania pacjentów do poradni przyszpitalnych drogą elektroniczną zakładana była od początku tworzenia koncepcji całościowej informatyzacji placówki. Realizowany od roku kompleksowy projekt zarządczy o wartości prawie 4 mln zł współfinansowany jest w większości ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

Przedmiotem działań jest instalacja w placówce sieci informatycznej, wymiana i uzupełnienie sprzętu komputerowego oraz rozbudowa kompatybilnego systemu informatycznego we wszystkich podległych jednostkach organizacyjnych. System ten będzie również zawierał moduły pozwalające na elektroniczny obieg zleceń oraz obsługę m.in. apteki, laboratorium i pracowni diagnostycznych. Nad jego wdrożeniem pracował zespół informatyków oraz osoby odpowiedzialne za merytoryczne funkcjonowanie przychodni.

Czego spodziewa się kierownictwo szpitala w związku z przeprowadzeniem kompleksowej informatyzacji? Głównym celem jest stworzenie komplementarnego obiegu danych pacjenta: od ewidencji wszelkich zdarzeń medycznych i przebiegu leczenia, poprzez wytwarzanie elektronicznej dokumentacji medycznej i jej archiwizację aż po kontrolę i rozliczanie kosztów. E-rejestracja znajduje się na samym początku tego łańcucha, natomiast - co warto podkreślić - nie należy jej ograniczać wyłącznie do obsługi pacjenta.

Nad tym wszystkim znajduje się także moduł zarządczy, który poprzez swą elektroniczną/informatyczną formę znacznie usprawnia tworzenie analiz i koordynację wszelkich działań kadry menedżerskiej.

W jeszcze szerszym zakresie projekt informatyzacji przebiegał w Powiatowym Zespole Opieki Zdrowotnej w Zgierzu. Od stycznia 2007 r., dzięki wsparciu Unii Europejskiej w ramach „Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 (Oś Priorytetowa, IV Społeczeństwo informacyjne, IV.2 E-Usługi publiczne)“, w placówce PZOZ realizowany jest projekt pod nazwą „Informatyzacja Powiatowego Zespołu Opieki Zdrowotnej w Zgierzu - E-usługi medyczne źródłem wzrostu standardów obsługi pacjentów w Powiatowym Zespole Opieki Zdrowotnej w Zgierzu”. Jego całkowita wartość to 1 112 521,31 zł, z dofinansowaniem z EFRR w wysokości 943 569,11 zł.

Głównym celem projektu było wyjście naprzeciw oczekiwaniom pacjentów poprzez podwyższenie standardów obsługi oraz udostępnienie szerokiego zakresu usług świadczonych drogą elektroniczną. Oprócz tego, kierownictwu placówki zależało na rozszerzeniu dostępu personelu do technologii informacyjnych i komunikacyjnych, a co się z tym wiąże – na zwiększeniu komfortu pracy osób zatrudnionych oraz efektywności działania placówki.

W praktyce oznacza to zarówno możliwość wykonywania na odległość badania EKG, z kolei przez Internet - pomiaru ciśnienia, tętna czy cukru, mailowe konsultacje z lekarzami oraz wdrożenie całej aplikacji „e-zdrowie“ z możliwością elektronicznej rejestracji pacjentów.

Funkcjonujący w PZOZ w Zgierzu system „e-zdrowie“ porządkuje wykonywane dotąd w sposób tradycyjny standardowe czynności medyczno-administracyjne związane z przebiegiem leczenia pacjenta: od wpisu w informatycznej księdze chorych i otwarcia historii choroby, poprzez dokumentację związaną z rozliczaniem kosztów jego obsługi (zakwaterowanie, wyżywienie), aż po wydruki wszystkich formularzy, zleceń, kart obserwacji itp., gromadzonych w celach sprawozdawczo-statystycznych.

Ogromne znaczenie ma również odciążenie pracowników poprzez zagwarantowanie im odpowiednich warunków pracy (liczba stanowisk, narzędzia sprzętowe) i dbanie o ich rozwój zawodowy.

Robert Chocholski, kierownik projektu twierdzi, że to dopiero początek. W planach placówki na najbliższe lata są bowiem tak innowacyjne rozwiązania, jak m.in. internetowa biblioteka przypadków wzorcowych (po uzyskaniu zgody pacjenta poświadczonej autoryzowanym podpisem elektronicznym) czy portal służący lekarzom do wzajemnych konsultacji i współtworzenia bazy wiedzy dotyczącej codziennej praktyki zawodowej oraz profilaktyki i promocji zdrowego trybu życia w społeczeństwie.

Andrzej Osuch, dyrektor Pionu IT Grupy LUX MED

– W Grupie LUX MED właśnie uruchomiono e-Ofertę - internetową aplikację, która działa na zasadzie sklepu internetowego, pozwalającego pacjentom nabywać usługi medyczne dla siebie i bliskich poprzez Portal Pacjenta i bez wychodzenia z domu. Jej zastosowanie było możliwe dzięki m.in. wdrożeniu usługi e-podpisu, umożliwiającego w pełni elektroniczne zarządzanie dokumentacją medyczną pacjentów.

W stworzenie nowoczesnego internetowego portalu pacjenta Grupy LUX MED zaangażowane były różne departamenty firmy, natomiast za całość projektu - łącznie z jego wdrożeniem – odpowiadał Pion IT.

Nowa platforma, dostępna poprzez stronę www jest przede wszystkim wygodna dla pacjentów. To kolejny kanał komunikacji, który ułatwia korzystanie z opieki medycznej w  grupie i powoduje jeszcze większe zainteresowanie świadczonymi usługami. E-rezerwacja umożliwia dostęp przez Internet do wielu funkcjonalności. Pacjenci otrzymują specjalnie zabezpieczone, indywidualne konta, za pomocą których mogą m.in. rezerwować wizyty w dowolnej chwili dnia czy nocy, sprawdzić historię wizyt i konsultacji wraz z nazwiskiem lekarza, u którego byli, tak aby móc umówić się do niego ponownie. Mają także dostęp do zarezerwowanych terminów wizyt, które mogą anulować lub zmienić. W systemie widoczne są również wystawione skierowania czy grafik wolnych terminów konsultacji u wybranego specjalisty, dzięki czemu każdy pacjent może wybrać termin najbardziej dogodny dla siebie.

Warto podkreślić, że Grupa LUX MED dba również o swoich pracowników, zapewniając im pracę przy równie ciekawych, jak ten, projektach. Samo wprowadzenie  interaktywnych form komunikacji nie przekłada się zaś bezpośrednio na fluktuację kadr.