Bezpieczna praca zdalna – poznaj najważniejsze zasady

Najważniejsze zasady bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej to: bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy, regularne przerwy w pracy, odpowiednie oświetlenie, właściwa postawa ciała, minimalizowanie hałasu i innych zakłóceń oraz stosowanie zasad cyberbezpieczeństwa, takich jak używanie bezpiecznego oprogramowania i dbanie o prywatność danych. Sprawdź, o czym jeszcze należy pamiętać w świetle najnowszej nowelizacji Kodeksu pracy.

Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do opracowania Informacji o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy dla pracownika wykonującego pracę zdalną. Informację należy opracować z uwzględnieniem wyników oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy.

W każdym przypadku aktualizacji oceny ryzyka zawodowego informacja o zasadach bezpiecznego wykonywania pracy dla pracownika zdalnego będzie aktualizowana w zakresie niezbędnym, wynikającym z aktualizacji oceny ryzyka.

Zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii

Obowiązkiem pracownika zdalnego jest wykonywanie pracy, przestrzegając przepisów, zasad bhp oraz ergonomii.
Obowiązkiem pracownika zdalnego jest organizacja stanowiska pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.
Pracownik zdalny jest obowiązany dbać o ład i porządek na stanowisku pracy.
Obowiązkiem pracownika zdalnego jest dbanie, aby rozmieszczenie poszczególnych elementów wyposażenia na stanowisku pracy było zgodne z rozmieszczeniem elementów zaproponowanym przez osoby upoważnione w imieniu pracodawcy do dokonywania czynności w zakresie dostarczenia oraz instalacji sprzętu.

Powyższy obowiązek dotyczy zarówno elementów wyposażenia podstawowego, dodatkowego jak również pomocniczego. Za wyposażenie podstawowe uznaje się monitor ekranowy, klawiaturę lub inne urządzenia wejściowe, jednostkę centralną lub stację dyskietek (jeżeli została ona udostępniona przez pracodawcę). Za wyposażenie dodatkowe uznaje się drukarkę, skaner oraz mysz. Za wyposażenie pomocnicze uznaje się stół, krzesło, uchwyt na dokumenty oraz podnóżek. Powyższe elementy wyposażenia składają się na system komputerowy.
Właściwa organizacja stanowiska pracy zdalnej wymaga, aby ustawienie ekranu monitora względem źródeł światła ograniczało olśnienie i odbicia światła.
Elementy wyposażenia stanowiska pracy powinny być ustawione dogodnie, uwzględniając konstrukcję stołu oraz zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego oraz klawiatury.
Optymalna odległość oczu pracownika od ekranu monitora powinna wynosić od 400 do 750 mm.
Rekomendowane jest ustawienie klawiatury z zachowaniem odległości nie mniejszej niż 100 mm między klawiaturą a przednią krawędzią stołu.
Elementy wyposażenia powinny być ustawione w odpowiedniej odległości od pracownika, to jest w zasięgu jego kończyn górnych, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.

Zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej

Przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien:

wykonać niezbędne prace porządkowe w obrębie stanowiska pracy, jak również przewietrzyć pomieszczenie, w którym usytuowane jest stanowisko pracy,
zweryfikować kompletność wyposażenia stanowiska,
przygotować wyposażenie podstawowe do pracy przez włączenie przycisków zasilania komputera oraz monitora,
przygotować wyposażenie dodatkowe – drukarkę lub skaner,
zweryfikować ustawienie krzesła, klawiatury oraz monitora, uwzględniając indywidualne cechy pracownika tak, aby zminimalizować obciążenie układu mięśniowo-szkieletowego,
zweryfikować jasność monitora z uwzględnieniem aktualnych warunków w zakresie oświetlenia – w przypadku oświetlenia dziennego,
przygotować używane w procesie pracy dokumenty w postaci papierowej,
uruchomić niezbędne do pracy oprogramowanie zgodnie z instrukcjami ich użytkowania.

Podczas pracy na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy zakazuje się:

spożywania posiłków oraz napojów, w tym w ramach przerw od pracy,
samodzielnego naprawiania urządzeń wchodzących w skład wyposażenia podstawowego oraz dodatkowego,
dopuszczania do użytkowania wyposażenia stanowiska pracy przez inne osoby niż pracownik zdalny,
wykorzystywania komputera niezgodnie z przeznaczeniem – na działania niezwiązane bezpośrednio z wykonywaną pracą (chyba że inne uzgodnienia zostały poczynione z pracodawcą).

Organizacja czasu pracy:

uprawnieniem pracownika zdalnego jest łączenie przemienne pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac nieobciążającymi narządu wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach ciała – przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego,
w przypadku braku możliwości zapewnienia pracy naprzemiennej – niezwiązanej z obsługą monitora ekranowego, pracownik zdalny ma prawo do co najmniej 5-minutowej przerwy w pracy po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego,

w przypadku gdy zarówno 5-minutowe przerwy, jak również 15-minutowa przerwa wynikająca z dobowego wymiaru czasu pracy przekraczającego 6 godzin będzie przez pracownika zdalnego realizowana poza pomieszczeniem, w którym zorganizowane jest stanowisko pracy, pracownik każdorazowo zabezpiecza stanowisko pracy przed dostępem domowników – w szczególności poprzez wylogowanie się z systemu.

Czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej:

po zakończeniu pracy pracownik powinien wyłączyć komputer oraz wszelkie pozostałe urządzenia wykorzystywane w procesie pracy zasilane energią elektryczną,
po zakończeniu pracy pracownik powinien zabezpieczyć wszelkie wykorzystywane elektroniczne nośniki danych, jak również dokumenty papierowe,
po zakończeniu pracy pracownik powinien wykonać niezbędne czynności porządkowe.

Zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych oraz w razie wypadku:

w przypadku uzasadnionych wątpliwości w zakresie sprawności sprzętu wchodzącego w skład wyposażenia podstawowego oraz dodatkowego należy w miarę możliwości zapisać efekty pracy, przerwać pracę oraz zawiadomić o tym niezwłocznie pracodawcę,
w przypadku rozlania płynów w obrębie stanowiska pracy, w szczególności na klawiaturę, klawiaturę komputera przenośnego należy niezwłocznie odłączyć zalane urządzenie od zasilania,
zabronione jest wszelkie samowolne dokonywanie napraw wadliwie działających lub niedziałających urządzeń wykorzystywanych przy pracy zdalnej. Wszelkie wątpliwości dotyczące pracy urządzeń powinny być niezwłocznie zgłaszane pracodawcy,
w przypadku awarii zasilania uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej z wykorzystaniem urządzeń zasilanych energią elektryczną pracownik niezwłocznie informuje o tym fakcie pracodawcę, jak również odnotowuje dokładne godziny braku możliwości wykonywania pracy w związku z awarią,
w sytuacji wystąpienia wypadku w związku z pracą zdalną obowiązkiem pracownika zdalnego jest niezwłoczne zgłoszenie zdarzenia pracodawcy lub bezpośredniemu przełożonemu,
w sytuacji gdy z uwagi na stan poszkodowanego nie ma możliwości dokonania zgłoszenia osobiście – zgłoszenie powinno być dokonane przez dorosłego domownika,
pracownik zdalny lub w przypadku jego nieobecności domownik jest obowiązany w terminie uzgodnionym z pracodawcą udostępnić miejsce, w którym doszło do wypadku zespołowi powypadkowemu w celu dokonania oględzin,
zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.