Jakie działania zagwarantują przyjęcie i rozpatrzenie oferty w konkursie na świadczenia opieki zdrowotnej?

Przygotowując się do konkursów ofert na świadczenia opieki zdrowotnej należy zwrócić uwagę na trzy istotne aspekty: odpowiednie przygotowanie dokumentów formalnych i ich aktualność, spełnienie wymogów technicznych i formalnych oraz przygotowanie harmonogramów pracy w taki sposób, aby uniknąć w nich konfliktów godzin pracy personelu u różnych świadczeniodawców. Taką praktykę co roku stosuje spółka medyczna CenterMed, co gwarantuje, że oferta zostanie przyjęta i rozpatrzona w konkursie.

Aktualne dokumenty formalne gwarantem przyjęcia i rozpatrzenia oferty

Żeby oferta mogła być przyjęta i rozpatrzona w konkursie ofert na świadczenia opieki zdrowotnej, podobnie jak w wielu przetargach, ZOZ musi nie tylko spełnić wymogi formalne stawiane oferentom, ale potwierdzić to stosownymi dokumentami. W związku z tym zarząd spółki medycznej CenterMed regularnie sprawdza i na bieżąco aktualizuje wpisy do wszelkich rejestrów - począwszy od kluczowego dla działalności placówki rejestru ZOZ, po rejestry typowo gospodarcze, np. KRS.

Aktualność danych zawartych w rejestrach jest o tyle istotna, że w przypadku wykrycia przez komisję konkursową NFZ braków w dokumentach i wezwania do ich uzupełnienia, placówka nie będzie miała wystarczająco czasu na uzyskanie stosownego wpisu w określonym czasie, co spowoduje odrzucenie oferty. NFZ wzywa do uzupełnienia braków w terminie 3-7 dni, natomiast każda instytucja rejestrowa, np. wojewoda, na rozpatrzenie wniosku o zmianę w rejestrze ma 30 dni. Jeżeli dokumenty te nie będą aktualne pod względem daty ich wystawienia (starsze niż 6 miesięcy), będzie to mniejszym problemem, gdyż np. odpis z KRS można uzyskać od ręki.

Dobrą praktyką stosowaną w CenterMed jest przechowywanie w sekretariacie wszystkich dokumentów formalnych placówki z datą wystawienia nie starszą niż 3 miesiące. Posiadanie aktualnych załączników, w odniesieniu do których nikt nie ma zastrzeżeń formalnych, umożliwia placówce udział we wszystkich przetargach i konkursach w ciągu całego roku.

Umowa z ubezpieczycielem

Żeby placówka zawarła umowę na świadczenia opieki zdrowotnej z NFZ, konieczne jest posiadanie polisy ubezpieczeniowej spełniającej wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 grudnia 2007 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej świadczeniodawcy udzielającego świadczeń opieki zdrowotnej. Musi ona być wystawiona na świadczeniodawcę i obejmować co najmniej okres najbliższego roku kontraktowego, tj. w przypadku najbliższego konkursu na świadczenia opieki zdrowotnej będzie to termin od 1 stycznia 2011 r. do 31 grudnia 2011 r.

Jeżeli menedżer placówki nie jest pewny, czy oferta zostanie wybrana w postępowaniu konkursowym i nie chce wcześniej wydawać pieniędzy na wykupienie polisy, może podpisać promesę, umowę przedwstępną z ubezpieczycielem lub oświadczenie, w którym zapewni, że w przypadku wybrania oferty ZOZ, umowa ubezpieczenia zostanie zawarta. Trzeba jednak pamiętać, że takie oświadczenie lub promesa musi wyraźnie wskazywać na spełnienie przez przyszłą umowę polisy ubezpieczeniowej wymagań określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 28 grudnia 2007 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej świadczeniodawcy udzielającego świadczeń opieki zdrowotnej, przede wszystkim dotyczących minimalnych sum gwarancyjnych oraz zakresu ubezpieczenia.

Umowy z podwykonawcami

Kolejnymi dokumentami formalnymi, które należy dołączyć do oferty na świadczenia opieki zdrowotnej skłądanej do NFZ, są umowy - lub przynajmniej zobowiązania podwykonawców do ich zawarcia - z podwykonawcami. Można z nich wykreślić (zasłonić kartką podczas kopiowania lub zamalować czarnym markerem na już sporządzonej kopii) wszelkie postanowienia finansowe określające sposoby rozliczania z podwykonawcą czy ceny.

Jeżeli ZOZ nie będzie korzystać z podwykonawców, trzeba pamiętać o sporządzeniu stosownego oświadczenia wskazującego, że placówka będzie wykonywać umowę samodzielnie bez zlecania jakichkolwiek świadczeń podwykonawcom.

Dokumenty formalne można złożyć w oryginałach lub w formie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli. Trzeba pamiętać, że oferentem jest organ założycielski, a nie ZOZ. Dlatego ofertę podpisuje np. prezes zarządu - w przypadku spółki z o.o., a nie kierownik ZOZ.

Zamówienia sprzętu medycznego z opcją dostawy po wygranym konkursie sposobem na racjonalne zakupy

Ważnym z elementów przygotowań do konkursów ofert na świadczenia opieki zdrowotnej jest spełnienie wymagań technicznych dla poszczególnych świadczeń określonych w zarządzeniach prezesa NFZ. Najważniejsze to te dotyczące aparatury medycznej. Warto przypomnieć, że dotychczas NFZ akceptował wpisywanie w ankiecie ofertowej sprzętu, który jeszcze fizycznie nie był zakupiony przez placówkę, wraz z informacją, że ZOZ nabędzie go najdalej w dniu rozpoczęcia udzielania świadczeń. Takie oświadczenie o spełnieniu wymogów od dnia rozpoczęcia udzielania świadczeń można było złożyć jedynie w przypadku dodatkowego sprzętu, wymaganego przez NFZ do realizacji konkretnej umowy, a nie podstawowego sprzętu potrzebnego do rejestracji komórki organizacyjnej w rejestrze ZOZ.

Problemem związanym z wpisywaniem do oferty sprzętu medycznego, który placówka dopiero ma zamiar kupić, może być brak wpisu stosownej komórki organizacyjnej do rejestru ZOZ. Zadbanie o ten wpis wymaga stosownego odbioru przez sanepid, który go nie dokona w przypadku komórki niewyposażonej (w dniu odbioru) w sprzęt medyczny określony przepisami prawa.

Żeby zabezpieczyć się przed niespełnieniem wymogów NFZ w zakresie sprzętu medycznego, zarząd CenterMed z odpowiednim wyprzedzeniem, przed potencjalnie zbliżającym się konkursem ofert, przegląda wymagania dla interesujących placówkę zakresów świadczeń określonych w roku ubiegłym i uzupełnia braki. Jednostka jak najwcześniej rozpoczyna negocjacje z dostawcami sprzętu w celu złożenia zamówień z opcją dostawy po wygranym konkursie.

Unikanie konfliktów w harmonogramach pracy personelu medycznego sposobem na nieodrzucenie oferty

Ostatnim, najtrudniejszym elementem przygotowania oferty na świadczenia opieki zdrowotnej CenterMed jest opracowanie harmonogramów pracy personelu. Warto podkreślić, że NFZ zapowiada od tego roku realne weryfikowanie konfliktów harmonogramów personelu medycznego zgłaszanego przez poszczególnych świadczeniodawców w swoich ofertach konkursowych (nieprawdłowości w tej kwestii mogą skutkować nawet odrzuceniem oferty). Oznacza to, że w zakresach wymagających podania konkretnych harmonogramów pracy poszczególnych lekarzy i pielęgniarek oraz spełnienia określonych norm godzinowych ich pracy personel placówki nie może być zgłoszony w tym samym czasie jako świadczący usługi u innego oferenta. Opracowanie harmonogramu w taki sposób jest proste w przypadku lekarzy pracujących tylko i wyłącznie w jednej placówce. Jednak dziś jest tak w niewielu przypadkach, gdyż medycy pracują w kilku jednostkach. W takiej sytuacji ryzyko konfliktu harmonogramów jest znaczące i bardzo trudne do wyeliminowania. Metodą na jego uniknięcie jest rozmowa z lekarzem i prośba, aby zwrócił uwagę swoim pozostałym pracodawcom na umieszczenie w harmonogramie prawdziwych informacji o jego godzinach pracy. Dobrze jest też nie wpisywać godzin pracy lekarzy poza rzeczywiste terminarze. W przypadku wezwania do wyjaśnień nie będzie trzeba wycofywać harmonogramów pracy lub korygować oferty.

Autor: Miłosz Łyczakowski, wiceprezes zarządu CenterMed sp. z o.o. odpowiedzialny za szpital i przychodnię w Krakowie