Rejestracja on-line do placówek medycznych - za i przeciw

Niemal każdy z nas korzysta na co dzień z dobrodziejstw Internetu. Uwielbiamy łatwość obsługi bankowości elektronicznej, z przyjemnością robimy zakupy w sklepach internetowych. Przez Internet rezerwujemy hotele, kupujemy bilety a nawet wysyłamy dokumenty do urzędów. Większość z tych czynności wykonujemy niemal intuicyjnie. Nie zastanawiamy się już nawet jak wiele czasu dzięki temu oszczędzamy.

Zyskaj darmowy dostęp do portalu serwiszoz.pl. Gwarantujemy, że znajdziesz na nim odpowiedzi na nurtujące Cię pytania! Nic za to nie zapłacisz. Zarejestruj się. To zajmie tylko 15 sekund!>>

W mojej pracy zawodowej często przeprowadzam w placówkach audyty satysfakcji pacjentów. Dzięki niemu zdobywamy wiedzę na temat oczekiwań pacjentów względem danej placówki medycznej. Poznanie punktu widzenia pacjenta może być na prawdę cennym doświadczeniem.

Dziś chciałabym podzielić się z Państwem kilkoma spostrzeżeniami pacjentów w kontekście systemu rejestracji w placówkach medycznych. Przedstawię kilka kluczowych powodów ułatwiających pozyskanie pacjenta dzięki rejestracji on-line.

Przede wszystkim pacjent ma możliwość dokonania rejestracji od razu kiedy odczuje potrzebę wizyty u lekarza. Pora dnia ani dzień tygodnia nie grają roli a my “kujemy żelazo póki gorące”. Unikamy sytuacji, w których pacjent zapomni się zarejestrować, będzie odwlekał telefon do rejestracji, bądź stwierdzi, że wizyta u lekarza nie jest jednak konieczna. Opcja rejestracji poza godzinami pracy placówki medycznej wydaje się szczególnie istotna dla kobiet aktywnych zawodowo. Badania wykazują, że większość kobiet poświęca uwagę swojej osobie dopiero na kilka godzin przed snem, kiedy wykonają już wszystkie pozostałe obowiązki. W tym czasie uświadamiają sobie między innymi konieczność wizyty u lekarza.

Kiedy dysponujemy wyłącznie rejestracją telefoniczną często zdarza się, że telefon do przychodni jest zajęty. Z punktu widzenia pacjenta możliwość dodzwonienia się do przychodni jest niezwykle istotna. W przeprowadzanych przez nas audytach ok. 70% pacjentów podaje trudności w dodzwonieniu się do rejestracji jako najważniejszą wadę w funkcjonowaniu placówki. Przychodnie walczą z tym problemem na różne sposoby, najczęściej podając kilka numerów do rejestracji. Jednak nawet w takiej sytuacji zarówno liczba telefonów jak i rejestratorek, które je odbierają, jest ograniczona. Ryzyko zajętego telefonu można w ten sposób jedynie zmniejszyć, lecz nie zniwelować. Rejestracja telefoniczna zajmuje ponadto sporo czasu oraz wymaga pełnego zaangażowania zarówno pacjenta jak i rejestratorki. Zauważmy, że wprowadzenie rejestracji on-line mogłoby w łatwy sposób wyeliminować problem zajętego telefonu jednocześnie uwalniając rejestratorkę. Dzięki temu zwiększamy satysfakcję pacjentów oraz poprawiamy jakość obsługi w przychodni.

Trzecią istotną przewagą rejestracji internetowej jest widoczność wolnych terminów w kalendarzu lekarza. Pacjent może wybrać optymalny dla siebie termin bez angażowania rejestratorki. Wiemy, że telefoniczne “odgadywanie” dogodnego terminu może trwać naprawdę długo. W kontekście rejestracji on-line okazuje się ono całkowicie zbędne.

W wielu placówkach prawdziwą zmorą są telefony pacjentów z zapytaniem o godziny przyjęć lekarzy. Aby to zmienić wystarczy opublikować grafik lekarzy na stronie internetowej. Dzięki temu eliminujemy kolejną zbędną czynność z systemu pracy rejestracji. Ponadto odblokowujemy linię telefoniczną.

Kolejną, już ostatnią z kluczowych zalet rejestracji on-line jest brak ograniczenia w liczbie pacjentów zapisujących się do placówki jednocześnie. Podczas rejestracji osobistej lub telefonicznej rejestratorka może obsłużyć jednocześnie tylko jednego pacjenta. Stąd biorą się kolejki, zajęte telefony i w konsekwencji niezadowoleni pacjenci. Jednocześnie nie trzeba się obawiać, że kilku pacjentów umówi się do lekarza na ten sam termin. Systemy rejestracji internetowej nie dopuszczają do tego rodzaju sytuacji.

Jak widać rejestracja on-line nie tylko ułatwia życie pacjentom. Dodatkowo w wyraźny sposób zwiększa efektywność pracy rejestratorek medycznych uwalniając je od zbędnych czynności. Na koniec chciałabym jeszcze zauważyć, że pacjenci naprawdę doceniają zmiany w placówkach medycznych. Szczególnie w sytuacjach, gdy wprowadzenie zmian poprzedzimy badaniem opinii pacjentów. Wdrażając rozwiązania zasugerowane przez naszych pacjentów wytwarzamy swoistą więź. Zyskujemy lojalnego, zadowolonego pacjenta, który z chęcią poleci gabinet bądź przychodnię swoim znajomym. A chyba wszyscy zdajemy sobie sprawę, że żadna reklama nie jest tak skuteczna, jak polecenie bliskiej osoby.