Nieoczekiwane zmiany przy planowaniu harmonogramów czasu pracy – co robić

Chociaż każdy planista dąży do optymalnego planowania i ergonomicznych harmonogramów, nie zawsze jesteśmy w stanie wszystko przewidzieć. Jakie najczęstsze błędy związane z planowaniem czasu pracy są popełniane przez polskie firmy? I czy można je jakoś łatwo rozwiązać?

To chyba najczęstszy błąd wśród osób odpowiedzialnym za tworzenie harmonogramów czasu pracy. Kierownicy lub menadżerowie są tak pochłonięci codziennymi wydarzeniami, gaszeniem pożarów
i nadrabianiem ewentualnych zaległości, że planowanie nowych harmonogramów zostawiają po prostu na ostatnią chwilę. Często zdarza się również, że tworzenie grafików celowo jest odkładane przez nich na przysłowiowe potem, jako swoisty bufor na wypadek „nieoczekiwanych zmian”. I w ten sposób zaczyna się błędne koło. Ponieważ dyżury rozdzielone są zbyt późno, pracownicy dowiadują się na ostatnią chwilę o swoich grafikach na dany miesiąc, zaczynają więc zgłaszać swoje obiekcje, prośby o zmiany, przynoszą w formie buntu nieuzasadnione zwolnienia i tak wracamy do „nieoczekiwanych zmian”, tyle że już po fakcie, nie wspominając już o frustracji i presji, które z miesiąca na miesiąc rosną wśród pracowników.

Czytaj też: Kiedy możesz stosować równoważny czas pracy»

Czy da się to jakoś rozwiązać? Oczywiście, że tak. Wystarczy zaplanować w swoich kalendarzach stały dzień w miesiącu/kwartale na opracowanie ostatecznej wersji harmonogramu. Poinformuj o tej dacie swoich pracowników, z adnotacją, że do tego dnia mają oni czas na zgłaszanie swoich próśb, zmian
i propozycji grafikowych. Pozwoli to stworzyć rutynę, w której „nieoczekiwane zmiany” będą wychodziły na jaw wcześniej, a pracownikom da to poczucie wpływu i zaangażowania w swój własny grafik pracy.

Czytaj też: Czy różnice pokoleniowe mogą mieć znaczenie w planowaniu czasu pracy?»

Obecnie wiele harmonogramów czasu pracy tworzonych jest odgórnie i bez większej konsultacji
z pracownikami. Brak komunikacji przy tak ważnej dla pracowników sprawie, jak tworzenie ich grafików, powoduje późniejszy brak zaufania na polu pracownik-kierownictwo. Otwarta komunikacja
i zagwarantowanie wzajemnego zaufania co do tworzonych harmonogramów nie jest jednak takie proste. Wymaga zmiany sposobu pracy na wszystkich poziomach organizacyjnych. Kierownictwo musi być skłonne do rezygnacji z kontroli nad indywidualnymi harmonogramami swoich pracowników, a sami pracownicy muszą być skłonni do dodatkowej elastyczności, która jest kluczowa dla planowania czasu pracy. To samo tyczy się komunikacji do pracowników na temat nieoczekiwanych zmian w ostatecznym grafiku czasu pracy. Nikt nie lubi dostawać informacji w piątek wieczorem, że w sobotę musi jednak przyjść na zmianę do pracy. Odpowiednio wcześnie komunikowanie pracownikom zmian
w harmonogramie pozwala im zwyczajnie zaplanować sobie swój czas wolny, życie prywatne oraz zachować tak ważny work-life balance.

Widzimy luki w grafiku i obsadzie miejsc pracy, a harmonogram przecież trzeba zapełnić. Pewien odsetek firm jako odpowiedź wybiera w tym momencie „nagięcie kodeksu” i np. zaplanowanie swoim pracownikom z góry nadgodzin. Oczywiste jest, że nie tędy droga. Należy planować zgodnie z obowiązującym prawem. Rozprawmy się z mitem i powiedzmy to jasno: istniejący kodeks pracy umożliwia zastosowanie wielu rozwiązań, które pozwalają elastycznie planować czas pracy. Reguły zawarte w kodeksie nie służą ograniczaniu możliwości pracodawcy. Kodeks pracy zapewnia ochronę pracownikowi, bazując na wiedzy naukowej również z zakresu medycyny pracy. Planując zgodnie z kodeksem, pomijając fakt, że nie narażamy się na kary, zapewniamy też odpowiednie czasy odpoczynku. Przemęczony pracownik nigdy nie będzie szczęśliwy i wydajny.

Czytaj też: Czy różnice pokoleniowe mogą mieć znaczenie w planowaniu czasu pracy?»