Nowelizacja Kodeksu pracy w związku z RODO zmieniła zasady przetwarzania danych kandydatów do pracy

Dodatkowo, jeśli chcemy zatrudnić osobę, to możemy zażądać podania przez nią jego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, czy też przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Gdy dyrekcja placówki medycznej zdecyduje się zatrudnić określoną osobę, będzie można żądać dodatkowych danych:

1) adres zamieszkania; 

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Pracodawca będzie mógł żądać podania innych danych osobowych niż określone, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

Zyskaj darmowy dostęp do portalu serwiszoz.pl. Gwarantujemy, że znajdziesz na nim odpowiedzi na nurtujące Cię pytania! Nic za to nie zapłacisz. Zarejestruj się. To zajmie tylko 15 sekund!>>

Dodatkowo nowelizacja normuje możliwość podania innych danych niż wymienione pod warunkiem, że pracownik wyrazi na to zgodę i że nie będą to dane dotyczące karalności (art. 10 RODO). Brak zgody kandydata na pracownika lub samego pracownika nie może być podstawą do niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Te regulacje mają dotyczyć danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (nowy art. 22¹ kp).

Nowelizacja przepisu art. 22¹ k.p. wskazuje, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych będzie następowało w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Najlepiej, aby takie oświadczenia przygotowywać w formie pisemnej, mimo że nie ma wskazania w przepisach, jaką formę należy zachować. 

Podpis pracownika daje nam gwarancję, że są to właściwie podane dane i wykażemy spełnienie obowiązków wynikających z przepisów. Nowelizacja ma regulować także kwestię, że pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

W nowelizacji zawarto również regulacje związane z przetwarzaniem danych szczególnej kategorii pracowników i kandydatów na pracowników. Zgodnie z nowymi przepisami dane szczególnej kategorii pracodawca może przetwarzać na podstawie zgody wyłącznie, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Natomiast dane biometryczne pracownika (nie kandydata), które zaliczamy również do danych szczególnej kategorii, mogą być przetwarzane także wtedy, gdy podanie takich danych jest niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

W praktyce bowiem często zdarzały się przypadki, że wykorzystywano odcisk linii papilarnych do systemów kontroli wejść do zwykłych pomieszczeń biurowych, czy np. na teren laboratorium w placówce medycznej. W tej chwili takie działanie będzie uzależnione od zgody pracownika. Jeśli jednak dane biometryczne będą musiały zostać użyte w celu kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji (raczej ta sytuacja będzie miała zastosowanie w dużych instytucjach finansowych, czy urzędach państwowych), będzie można je przetwarzać bez zgody pracownika. 

W zakresie przetwarzania danych szczególnej kategorii pracodawca będzie mógł dopuścić jedynie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy (art. 22^1b kp).